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Pour de nombreuses entreprises, l’achèvement de la clôture fiscale est souvent considéré comme une étape marquant la fin d’un exercice financier. Toutefois, du point de vue des auditeurs et des experts en conseil fiscal, c’est précisément à ce moment que l’entreprise doit revoir l’ensemble de son système de gestion financière afin d’identifier les risques potentiels.
L’un des problèmes les plus fréquents constatés après les contrôles, inspections et procédures de clôture fiscale concerne les dépenses comptabilisées par l’entreprise mais qui ne sont pas acceptées par l’administration fiscale lors de la détermination du revenu imposable. Dans la pratique, de nombreux CFO et CEO parlent alors de « dépenses fantômes » – non pas parce que les transactions sous-jacentes n’ont pas réellement eu lieu, mais parce que l’entreprise ne dispose pas de suffisamment d’éléments pour démontrer leur légalité, leur caractère raisonnable ou leur lien avec les activités de production et d’exploitation.
Ce qui est particulièrement préoccupant, c’est que ce risque ne concerne pas uniquement les petites entreprises. Il existe également au sein de nombreux grands groupes, où le volume des transactions est élevé, les processus complexes et la coordination entre les différents services pas toujours parfaitement harmonisée.
La législation fiscale vietnamienne ne définit pas officiellement la notion de « dépenses fantômes ». Toutefois, du point de vue de la gestion, cette expression est couramment utilisée pour désigner des dépenses qui :
Autrement dit, une dépense peut être parfaitement légitime sur le plan comptable tout en étant exclue des charges déductibles lors de la clôture fiscale. C’est précisément l’écart que de nombreuses entreprises négligent entre la comptabilité financière et la gestion des risques fiscaux.
Selon l’expérience pratique acquise dans les missions d’audit et de conseil fiscal, la plupart des dépenses réintégrées ne résultent pas d’un comportement frauduleux, mais plutôt d’un manque de cohérence dans la gestion.
L’entreprise peut disposer d’une facture mais ne pas avoir :
Cette situation est particulièrement fréquente pour les dépenses de conseil, de marketing, de formation, de gestion ou les services fournis par la société mère.
Pour qu’une dépense soit déductible, une facture valide ne suffit pas. L’entreprise doit également démontrer que cette dépense sert ses activités génératrices de revenus.
Par exemple :
En l’absence de ces documents, l’entreprise peut rencontrer des difficultés lors des explications fournies à l’administration fiscale.
Les frais de gestion, redevances, frais de support technique ou services intra-groupe constituent toujours des domaines présentant un niveau de risque élevé.
Si l’entreprise ne peut pas démontrer que :
la dépense peut facilement être réintégrée lors d’un contrôle fiscal.
De nombreuses entreprises confient presque entièrement la responsabilité de la documentation au service comptable.
Pourtant, les éléments de preuve importants se trouvent souvent auprès :
Lorsque les dossiers sont dispersés et qu’aucune procédure uniforme de conservation n’est mise en place, l’entreprise peut consacrer beaucoup de temps aux explications et peut même être incapable de compléter les justificatifs plusieurs années après les transactions.
De nombreux CEO considèrent que le rejet de quelques dépenses entraîne simplement une augmentation de l’impôt à payer. En réalité, les conséquences peuvent être beaucoup plus importantes.
Premièrement, l’entreprise doit payer un impôt supplémentaire sur les sociétés puisque les dépenses concernées ne sont pas déductibles.
Deuxièmement, des intérêts de retard peuvent être appliqués sur le montant de l’impôt rappelé conformément à la réglementation applicable.
Troisièmement, selon la nature et la gravité de l’infraction, l’entreprise peut faire l’objet de sanctions administratives en matière fiscale.
Pour les entreprises qui préparent une levée de fonds, une cotation en bourse ou une opération de M&A, les rappels d’impôt peuvent également affecter directement les résultats de la Financial Due Diligence, réduire la valeur de l’entreprise ou conduire les investisseurs à demander une révision du prix d’acquisition.
Plus important encore, les dépenses réintégrées révèlent souvent des faiblesses du système de contrôle interne et de la gestion documentaire – des éléments auxquels les investisseurs et les établissements financiers accordent une attention particulière.
Une erreur fréquente consiste à considérer la gestion des justificatifs comme une responsabilité du seul service comptable. En réalité, la démonstration du caractère raisonnable d’une dépense relève de l’ensemble du système de management.
Les CEO doivent instaurer une culture de gestion fondée sur le principe suivant : chaque dépense doit avoir une justification commerciale claire et des éléments de preuve correspondants.
Cela signifie que l’entreprise ne doit pas seulement conserver les factures, mais également l’ensemble du dossier retraçant la naissance de la transaction, son exécution et les résultats obtenus.
C’est la base permettant de protéger l’entreprise lors de ses échanges avec l’administration fiscale, les auditeurs ou les investisseurs.
Plutôt que d’attendre le prochain contrôle fiscal, les entreprises devraient procéder à une revue proactive immédiatement après chaque période de clôture fiscale. Parmi les mesures recommandées :
Investir dans la gestion documentaire dès le départ coûte toujours beaucoup moins cher que de traiter les conséquences après un contrôle ou une clôture fiscale.
Dans un contexte où l’administration fiscale renforce progressivement l’utilisation des technologies, l’interconnexion des données de facturation électronique et les méthodes de gestion fondées sur les risques, l’évaluation des entreprises ne se limite plus à la validité des factures, mais s’étend de plus en plus à la substance même des transactions.
Les entreprises doivent ainsi passer d’une logique consistant à « disposer de suffisamment de justificatifs pour comptabiliser la dépense » à une logique consistant à « disposer de suffisamment d’éléments de preuve pour défendre la dépense ».
Cette approche constitue également une tendance moderne de la gestion financière que les groupes multinationaux appliquent depuis plusieurs années et qui devient progressivement une exigence incontournable pour les entreprises vietnamiennes.
Après chaque période de clôture fiscale, l’entreprise ne devrait pas seulement évaluer le montant de l’impôt supplémentaire à payer ou le niveau des sanctions, mais surtout identifier les causes profondes des dépenses réintégrées.
Ces « dépenses fantômes » constituent en réalité un signal d’alerte concernant les failles du contrôle interne, des procédures de conservation documentaire et de la gestion des risques fiscaux. Si elles ne sont pas corrigées rapidement, ces insuffisances peuvent se reproduire et affecter la performance financière, la réputation de l’entreprise ainsi que ses futurs projets de levée de fonds, de M&A ou d’expansion.
Pour un CEO, investir dans la gestion des dépenses ne consiste donc pas seulement à satisfaire aux exigences de conformité. Il s’agit également d’une décision stratégique visant à construire une base financière transparente et durable, prête à faire face aux contrôles fiscaux, aux audits et aux futures opportunités de collaboration avec les investisseurs.
