Trong quá trình lập báo cáo tài chính theo Chuẩn mực Báo cáo tài chính quốc tế (IFRS), kế toán thuê tài sản là một trong những nội dung đòi hỏi doanh nghiệp FDI đặc biệt chú trọng. Các hợp đồng thuê văn phòng, nhà xưởng, kho bãi, phương tiện vận tải và máy móc có thể tạo ra những khoản mục tài sản, nợ phải trả và chi phí khác biệt đáng kể so với cách ghi nhận theo hệ thống kế toán doanh nghiệp đang áp dụng tại Việt Nam.

Quy Trình Kế Toán Thuê Tài Sản Theo IFRS 16 vì vậy không chỉ là yêu cầu về hạch toán, mà còn liên quan đến việc quản lý hợp đồng, xác định lãi suất chiết khấu, phối hợp dữ liệu giữa các bộ phận và đối chiếu báo cáo với công ty mẹ ở nước ngoài. Hiểu đúng chuẩn mực và xây dựng quy trình kiểm soát phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính, hạn chế sai sót và chủ động hơn trong quá trình chuyển đổi sang IFRS.

1. IFRS 16 là gì và ảnh hưởng đến doanh nghiệp FDI như thế nào?

IFRS 16 – Leases quy định nguyên tắc ghi nhận, đo lường, trình bày và thuyết minh các giao dịch thuê tài sản. Đối với bên thuê, chuẩn mực áp dụng mô hình kế toán thống nhất: nhìn chung, doanh nghiệp ghi nhận tài sản quyền sử dụng (Right-of-Use Asset – ROU) và nợ thuê (Lease Liability) đối với các hợp đồng thuê thuộc phạm vi chuẩn mực, ngoại trừ một số trường hợp được miễn ghi nhận.

Thay đổi quan trọng là nhiều hợp đồng trước đây được xem là thuê hoạt động và chủ yếu ghi nhận chi phí thuê định kỳ có thể cần được phản ánh trên bảng cân đối kế toán theo IFRS 16. Điều này tác động đến tổng tài sản, nợ phải trả, EBITDA, chi phí tài chính và các chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động.

Đối với doanh nghiệp FDI, ảnh hưởng có thể rõ nét khi thuê nhà xưởng dài hạn, văn phòng, kho vận hoặc dây chuyền sản xuất. Công ty mẹ có thể yêu cầu báo cáo IFRS để phục vụ hợp nhất, phân tích hiệu quả đầu tư hoặc đáp ứng yêu cầu của nhà đầu tư. Doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi và mục đích lập báo cáo: việc lập báo cáo theo IFRS phục vụ tập đoàn không mặc nhiên thay thế nghĩa vụ lập báo cáo tài chính theo quy định kế toán Việt Nam.

2. Quy trình kế toán thuê tài sản theo IFRS 16

Bước 1: Rà soát và xác định hợp đồng thuê

Doanh nghiệp cần tập hợp hợp đồng thuê từ các bộ phận kế toán, pháp chế, mua hàng, hành chính, quản lý nhà máy và vận hành. Phạm vi rà soát không nên giới hạn ở những hợp đồng có tiêu đề “hợp đồng thuê”; thỏa thuận cung cấp dịch vụ cũng có thể chứa thành phần thuê nếu đáp ứng điều kiện của IFRS 16.

Một hợp đồng có thành phần thuê khi hợp đồng trao cho doanh nghiệp quyền kiểm soát việc sử dụng một tài sản xác định trong một khoảng thời gian để đổi lấy khoản thanh toán. Khi đánh giá, doanh nghiệp cần xem xét liệu tài sản có được xác định rõ ràng hay không, nhà cung cấp có quyền thay thế tài sản thực chất hay không, và doanh nghiệp có quyền nhận phần lớn lợi ích kinh tế từ việc sử dụng tài sản cũng như quyền chỉ đạo cách thức, mục đích sử dụng hay không.

Vấn đề thường gặp: hợp đồng được quản lý phân tán, thiếu phụ lục hoặc có thỏa thuận gia hạn ngoài hệ thống. Điều này khiến doanh nghiệp bỏ sót hợp đồng thuộc phạm vi IFRS 16.

Giải pháp: lập danh mục hợp đồng thuê tập trung, quy định đầu mối cập nhật và xây dựng quy trình thông báo cho bộ phận kế toán khi phát sinh hợp đồng mới, gia hạn, chấm dứt hoặc điều chỉnh điều khoản.

Bước 2: Xác định thời hạn thuê và các khoản thanh toán

Thời hạn thuê không chỉ căn cứ vào thời hạn ghi trên hợp đồng. Doanh nghiệp cần đánh giá các quyền gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng khi có đủ cơ sở để kết luận việc thực hiện quyền đó là tương đối chắc chắn theo yêu cầu của chuẩn mực.

Tiếp theo, kế toán xác định các khoản thanh toán được đưa vào đo lường nợ thuê, bao gồm khoản thanh toán cố định hoặc về bản chất là cố định, một số khoản thanh toán biến đổi phụ thuộc chỉ số hoặc tỷ lệ, giá thực hiện quyền mua nếu đáp ứng điều kiện và khoản phạt chấm dứt trong những trường hợp được quy định.

Vấn đề thường gặp: doanh nghiệp sử dụng thời hạn hợp đồng theo pháp lý một cách máy móc hoặc chưa phân biệt tiền thuê với các khoản phí dịch vụ đi kèm.

Giải pháp: chuẩn hóa biểu mẫu phân tích hợp đồng, lưu hồ sơ giải trình thời hạn thuê và tách thành phần dịch vụ khi đáp ứng điều kiện. IFRS 16 cho phép lựa chọn không tách thành phần phi thuê khỏi thành phần thuê đối với từng loại tài sản cơ sở theo điều kiện của chuẩn mực; lựa chọn này cần được xác định thành chính sách kế toán nhất quán.

Bước 3: Xác định lãi suất chiết khấu và ghi nhận ban đầu

Tại ngày bắt đầu thuê, nợ thuê được đo lường theo giá trị hiện tại của các khoản thanh toán thuê chưa trả. Doanh nghiệp sử dụng lãi suất ngầm định trong hợp đồng nếu có thể xác định dễ dàng; nếu không, bên thuê sử dụng lãi suất vay tăng thêm của mình.

Với doanh nghiệp FDI, việc xác định lãi suất vay tăng thêm có thể phức tạp do khác biệt về đồng tiền, thời hạn vay, tài sản bảo đảm, điều kiện tín dụng và môi trường kinh tế giữa công ty mẹ với pháp nhân tại Việt Nam. Không nên mặc nhiên sử dụng lãi suất vay của công ty mẹ cho mọi hợp đồng thuê tại Việt Nam nếu chưa đánh giá tính phù hợp.

Tài sản quyền sử dụng ban đầu thường bao gồm giá trị nợ thuê ban đầu, các khoản thanh toán đã thực hiện tại hoặc trước ngày bắt đầu thuê sau khi trừ ưu đãi thuê nhận được, chi phí trực tiếp ban đầu đủ điều kiện và ước tính chi phí tháo dỡ, di dời hoặc khôi phục mặt bằng khi phát sinh nghĩa vụ tương ứng.

Giải pháp: xây dựng phương pháp xác định lãi suất theo đồng tiền và kỳ hạn phù hợp, lưu dữ liệu đầu vào và phê duyệt các giả định trọng yếu. Hồ sơ cần đủ rõ để có thể tái thực hiện phép tính khi kiểm toán hoặc công ty mẹ yêu cầu.

Bước 4: Hạch toán trong thời gian thuê

Sau ghi nhận ban đầu, tài sản quyền sử dụng thường được khấu hao trong thời hạn thuê hoặc thời gian hữu ích của tài sản theo quy định áp dụng. Nợ thuê được đo lường sau đó bằng cách tăng thêm chi phí lãi và giảm đi khi doanh nghiệp thanh toán tiền thuê.

Cách ghi nhận này khiến chi phí khấu hao và chi phí lãi được phản ánh riêng, thay vì chỉ ghi nhận một khoản chi phí thuê đều đặn như trong một số phương pháp kế toán trước đây. Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi lịch thanh toán, số dư nợ thuê, chi phí lãi, khấu hao và các bút toán điều chỉnh theo từng hợp đồng.

Đối với các hợp đồng đủ điều kiện, doanh nghiệp có thể lựa chọn miễn ghi nhận tài sản quyền sử dụng và nợ thuê đối với hợp đồng thuê ngắn hạn có thời hạn thuê từ 12 tháng trở xuống tại ngày bắt đầu thuê và không có quyền chọn mua, hoặc hợp đồng thuê tài sản giá trị thấp theo điều kiện của IFRS 16. Nếu áp dụng miễn trừ, khoản thanh toán thường được ghi nhận vào chi phí theo đường thẳng hoặc một cơ sở hệ thống khác phù hợp hơn với mô hình hưởng lợi.

Bước 5: Theo dõi thay đổi hợp đồng và đối chiếu báo cáo

Trong thực tế, hợp đồng thuê có thể thay đổi do gia hạn mặt bằng, mở rộng nhà xưởng, điều chỉnh tiền thuê, thay đổi phạm vi sử dụng hoặc chấm dứt trước hạn. Doanh nghiệp phải đánh giá thay đổi đó có phải là một hợp đồng thuê riêng hay cần đo lường lại nợ thuê và điều chỉnh tài sản quyền sử dụng theo IFRS 16.

Đối với doanh nghiệp FDI, dữ liệu hợp đồng và bút toán thuê cần được đối chiếu định kỳ giữa sổ kế toán tại Việt Nam, bảng tính IFRS và hệ thống báo cáo của tập đoàn. Các chênh lệch về thời hạn thuê, lãi suất chiết khấu, phân loại chi phí hoặc thời điểm ghi nhận cần có giải trình và phê duyệt rõ ràng.

Xem thêm: IFRS Chuẩn Mực Kiểm Toán Quốc Tế Cần Biết 

3. Những khó khăn phổ biến khi doanh nghiệp FDI áp dụng IFRS 16

Thứ nhất, dữ liệu hợp đồng chưa đầy đủ và phân tán khiến doanh nghiệp khó xác định toàn bộ nghĩa vụ thuê. Thứ hai, ước tính kế toán thiếu nhất quán, đặc biệt đối với thời hạn thuê, lãi suất chiết khấu và các khoản thanh toán biến đổi. Thứ ba, hệ thống kế toán hoặc ERP chưa được thiết lập để theo dõi tài sản quyền sử dụng và nợ thuê, dẫn đến phụ thuộc vào bảng tính thủ công, tăng nguy cơ sai công thức và bỏ sót thay đổi hợp đồng.

Ngoài ra, việc áp dụng IFRS 16 có thể tạo ra chênh lệch giữa báo cáo quản trị của tập đoàn và sổ kế toán phục vụ báo cáo theo quy định tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp không có bảng đối chiếu và chính sách điều chỉnh riêng, việc lập báo cáo hợp nhất hoặc giải trình với kiểm toán sẽ mất nhiều thời gian.

4. Giải pháp xây dựng quy trình kế toán thuê tài sản hiệu quả

Để kiểm soát các vấn đề trên, doanh nghiệp nên triển khai đồng bộ bốn nhóm giải pháp.

Một là, chuẩn hóa dữ liệu và trách nhiệm quản lý hợp đồng. Thiết lập danh mục hợp đồng tập trung, phân công bộ phận chịu trách nhiệm cập nhật điều khoản và quy định thời điểm chuyển thông tin cho kế toán.

Hai là, ban hành chính sách kế toán IFRS 16 bằng văn bản. Chính sách cần quy định cách xác định hợp đồng thuê, thời hạn thuê, lãi suất chiết khấu, thành phần dịch vụ, miễn trừ ghi nhận và xử lý thay đổi hợp đồng. Các giả định quan trọng cần được lưu bằng chứng và phê duyệt.

Ba là, tăng cường tự động hóa và kiểm soát trên ERP. Hệ thống hoặc công cụ quản lý thuê nên hỗ trợ tính toán giá trị hiện tại của khoản thanh toán, lịch khấu hao, chi phí lãi, số dư nợ thuê và bút toán định kỳ. Nếu vẫn sử dụng bảng tính, doanh nghiệp cần kiểm soát phiên bản, phân quyền chỉnh sửa, rà soát công thức và đối chiếu độc lập.

Bốn là, xây dựng bảng đối chiếu VAS – IFRS và kiểm tra định kỳ. Doanh nghiệp cần theo dõi riêng các điều chỉnh phục vụ báo cáo IFRS, đối chiếu với sổ kế toán địa phương và chuẩn bị thuyết minh theo yêu cầu. Cách làm này giúp duy trì tính nhất quán giữa báo cáo nội bộ, báo cáo gửi công ty mẹ và hồ sơ phục vụ kiểm toán.

Xem thêm: Lợi Ích Áp Dụng IFRS – Chuẩn Mực Báo Cáo Tài Chính Quốc Tế Tại Việt Nam 

5. Kết luận

Quy Trình Kế Toán Thuê Tài Sản Theo IFRS 16 cần được triển khai như một quy trình quản trị xuyên suốt, từ nhận diện hợp đồng, đo lường ban đầu đến theo dõi định kỳ và xử lý thay đổi. Khi kết hợp chính sách kế toán rõ ràng, dữ liệu hợp đồng đầy đủ, công cụ tính toán phù hợp và cơ chế kiểm soát hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm sai sót, rút ngắn thời gian lập báo cáo và nâng cao khả năng đáp ứng yêu cầu của tập đoàn quốc tế.

Liên hệ ngay Hotline 084 877 0777 – Kiểm toán Việt Úc để được tư vấn rà soát hợp đồng thuê, đánh giá chênh lệch IFRS 16 và hoàn thiện quy trình kế toán phù hợp với doanh nghiệp FDI.