Wieści i wydarzenia
Từ ngày 01/07/2026, quy định về lưu trữ chứng từ điện tử có nhiều điểm mới theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2025. Không chỉ quy định về việc lưu trữ dữ liệu, Nghị định còn hướng dẫn chi tiết quy trình lập, ký số, truyền nhận và quản lý chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế, phí và lệ phí. Việc nắm rõ quy định về lưu trữ chứng từ điện tử sẽ giúp doanh nghiệp bảo đảm tính hợp pháp của chứng từ, hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế và nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu kế toán. Trong bài viết này, Kiểm toán Việt Úc sẽ phân tích những nội dung quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chứng từ điện tử trong lĩnh vực quản lý thuế được chuẩn hóa nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình lập, lưu trữ và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.
Hiện nay, các loại chứng từ điện tử chủ yếu bao gồm:
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, được sử dụng khi tổ chức hoặc cá nhân thực hiện khấu trừ thuế trước khi chi trả thu nhập cho người lao động hoặc cá nhân có thu nhập chịu thuế.
Biên lai thu thuế, phí và lệ phí, được lập khi cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền thực hiện thu các khoản nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật.
Ngoài hai loại chứng từ trên, trong trường hợp phát sinh nhu cầu quản lý mới, Bộ Tài chính có thể ban hành hướng dẫn bổ sung đối với các loại chứng từ điện tử khác để phù hợp với thực tiễn.
Việc xác định đúng loại chứng từ là bước đầu tiên để doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về lưu trữ chứng từ điện tử cũng như bảo đảm giá trị pháp lý của chứng từ trong quá trình hạch toán và quyết toán thuế.
Một chứng từ điện tử chỉ được xem là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật. Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến việc lập và kiểm tra thông tin trước khi phát hành.
Chứng từ cần thể hiện đầy đủ các thông tin như:
Tên chứng từ, ký hiệu mẫu và số chứng từ.
Thông tin của đơn vị chi trả thu nhập.
Thông tin của cá nhân nhận thu nhập.
Khoản thu nhập được chi trả.
Số thuế đã khấu trừ.
Ngày lập chứng từ.
Chữ ký của người trả thu nhập hoặc chữ ký số nếu sử dụng chứng từ điện tử.
Các thông tin này phải được lập chính xác, đầy đủ và thống nhất với dữ liệu kế toán cũng như hồ sơ khai thuế.
Biên lai điện tử cần phản ánh đầy đủ nội dung của nghiệp vụ phát sinh, bao gồm:
Tên biên lai.
Ký hiệu mẫu và số biên lai.
Thông tin của tổ chức thu.
Khoản thu.
Số tiền bằng số và bằng chữ.
Ngày lập.
Chữ ký số.
Ngoài các thông tin bắt buộc, đơn vị phát hành có thể bổ sung logo hoặc hình ảnh nhận diện thương hiệu nhưng không được làm ảnh hưởng đến khả năng hiển thị các nội dung theo quy định.
Đây cũng là một trong những yêu cầu quan trọng trong quy định về lưu trữ chứng từ điện tử, bởi chứng từ thiếu thông tin có thể không được chấp nhận khi phục vụ công tác hạch toán hoặc kiểm tra thuế.
Bên cạnh nội dung chứng từ, thời điểm lập và ký số cũng là yếu tố quyết định giá trị pháp lý của chứng từ điện tử.
Theo quy định hiện hành, chứng từ phải được lập ngay khi phát sinh nghiệp vụ như:
Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Thu thuế, phí hoặc lệ phí.
Hoàn thành nghĩa vụ thu theo quy định.
Đối với từng nhóm đối tượng, thời điểm lập chứng từ cũng có những điểm khác biệt.
Ví dụ:
Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên thường được cấp một chứng từ khấu trừ thuế trong năm.
Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng có thể được cấp chứng từ theo từng lần khấu trừ hoặc theo yêu cầu của người lao động.
Ngoài ra, thời điểm ký số trên chứng từ phải trùng với thời điểm phát hành chứng từ điện tử và được ghi nhận theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Việc ký số đúng thời điểm không chỉ bảo đảm tính hợp lệ của chứng từ mà còn là một nội dung quan trọng trong quy định về lưu trữ chứng từ điện tử.
Xem thêm: Văn Phòng Đại Diện Có Phải Nộp Thuế Môn Bài Không?
Trong toàn bộ quy trình quản lý chứng từ điện tử, lưu trữ là khâu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Chứng từ điện tử không chỉ phục vụ công tác kế toán mà còn là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
Theo quy định về lưu trữ chứng từ điện tử, doanh nghiệp cần bảo đảm các nguyên tắc sau:
Chứng từ điện tử phải được lưu giữ nguyên trạng kể từ thời điểm phát hành.
Doanh nghiệp không được tự ý chỉnh sửa, thay đổi hoặc làm sai lệch nội dung sau khi chứng từ đã được ký số.
Việc bảo đảm tính toàn vẹn giúp chứng từ giữ nguyên giá trị pháp lý trong suốt quá trình lưu trữ.
Hệ thống lưu trữ cần cho phép doanh nghiệp nhanh chóng tìm kiếm, tra cứu và xuất trình chứng từ khi có yêu cầu từ:
Cơ quan thuế.
Kiểm toán.
Thanh tra.
Cơ quan có thẩm quyền.
Khả năng truy xuất nhanh sẽ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian chuẩn bị hồ sơ khi phát sinh hoạt động thanh tra hoặc quyết toán thuế.
Dữ liệu chứng từ điện tử thường chứa nhiều thông tin quan trọng liên quan đến tài chính và khách hàng.
Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng các biện pháp bảo mật như:
Phân quyền truy cập.
Sao lưu dữ liệu định kỳ.
Kiểm soát lịch sử chỉnh sửa.
Sử dụng hệ thống lưu trữ an toàn.
Đây cũng là yêu cầu quan trọng trong quy định về lưu trữ chứng từ điện tử nhằm hạn chế nguy cơ mất mát hoặc rò rỉ dữ liệu.
Ngoài việc tuân thủ Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp cũng cần thực hiện việc lưu trữ chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán và lưu trữ hồ sơ kế toán.
Việc xây dựng quy trình lưu trữ khoa học ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí quản lý, đồng thời đáp ứng tốt yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước.
Bên cạnh việc tạo lập và lưu trữ, doanh nghiệp còn phải thực hiện việc kết nối và truyền dữ liệu chứng từ điện tử đến cơ quan thuế theo đúng quy định. Đây là yêu cầu quan trọng nhằm bảo đảm tính minh bạch của dữ liệu, đồng thời hỗ trợ cơ quan quản lý trong việc giám sát và đối chiếu thông tin.
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc truyền dữ liệu có thể được thực hiện thông qua một trong các phương thức sau:
Kết nối trực tiếp với Hệ thống thông tin quản lý thuế.
Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ chứng từ điện tử hoặc hóa đơn điện tử.
Thực hiện trên phần mềm chứng từ điện tử của đơn vị nếu đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định.
Trong quá trình truyền dữ liệu, doanh nghiệp cần bảo đảm:
Dữ liệu được truyền đầy đủ, chính xác và đúng định dạng.
Thông tin được bảo mật trong suốt quá trình gửi và nhận.
Dữ liệu có thể truy xuất và đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.
Trường hợp hệ thống phát sinh sự cố kỹ thuật khiến việc truyền dữ liệu bị gián đoạn, doanh nghiệp cần chủ động thông báo cho cơ quan thuế và hoàn tất việc truyền dữ liệu trong thời hạn theo quy định sau khi sự cố được khắc phục.
Việc thực hiện đúng quy trình truyền dữ liệu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định về lưu trữ chứng từ điện tử mà còn hạn chế các rủi ro liên quan đến xử lý vi phạm hành chính về thuế.
Nhằm hỗ trợ các đối tượng có quy mô nhỏ và giảm chi phí tuân thủ, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định một số trường hợp được sử dụng miễn phí dịch vụ chứng từ điện tử thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc đơn vị được cơ quan thuế ủy thác.
Các đối tượng được hưởng chính sách này bao gồm:
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đáp ứng điều kiện theo quy định.
Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc trường hợp được sử dụng miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử.
Một số tổ chức không thuộc đối tượng bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử nhưng có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử.
Việc miễn phí dịch vụ góp phần khuyến khích các tổ chức và cá nhân chuyển đổi sang sử dụng chứng từ điện tử, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu trong hoạt động thuế.
Xem thêm: Quy Định Về Lưu Trữ Chứng Từ Điện Tử
Một trong những nội dung quan trọng của quy định về lưu trữ chứng từ điện tử là xác định rõ trách nhiệm của doanh nghiệp trong quá trình tạo lập, quản lý và sử dụng chứng từ.
Doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ tài khoản được cấp để sử dụng hệ thống chứng từ điện tử, đồng thời bảo mật chữ ký số nhằm tránh các rủi ro phát sinh từ việc sử dụng trái phép.
Việc phân quyền truy cập cho từng cá nhân hoặc bộ phận liên quan cũng là giải pháp giúp nâng cao tính an toàn của hệ thống.
Mọi chứng từ điện tử phải phản ánh đúng bản chất của giao dịch kinh tế phát sinh.
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin thể hiện trên chứng từ điện tử.
Việc lập sai hoặc cố ý làm sai lệch nội dung chứng từ có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý cũng như ảnh hưởng đến kết quả thanh tra, kiểm tra thuế.
Sau khi lập chứng từ điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo đúng thời gian và định dạng quy định.
Việc chậm truyền hoặc không truyền dữ liệu có thể ảnh hưởng đến quá trình quản lý thuế và làm phát sinh các chế tài xử lý theo quy định của pháp luật.
Ngoài trách nhiệm lập chứng từ, doanh nghiệp còn phải tổ chức lưu trữ toàn bộ dữ liệu điện tử trong suốt thời gian theo quy định của pháp luật.
Hệ thống lưu trữ cần bảo đảm:
Không làm mất dữ liệu.
Không bị chỉnh sửa trái phép.
Có khả năng sao lưu và phục hồi khi xảy ra sự cố.
Đáp ứng yêu cầu kiểm tra, đối chiếu của cơ quan quản lý.
Đây là nội dung cốt lõi trong quy định về lưu trữ chứng từ điện tử mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc.
Bên cạnh việc tuân thủ các quy định pháp luật, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình quản lý chứng từ điện tử một cách khoa học để giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả vận hành.
Một số khuyến nghị từ góc độ quản trị gồm:
Thiết lập cơ chế sao lưu dữ liệu tự động theo định kỳ.
Lưu trữ dữ liệu trên hệ thống có độ bảo mật cao hoặc nền tảng điện toán đám mây đáp ứng tiêu chuẩn an toàn thông tin.
Phân quyền truy cập rõ ràng giữa các bộ phận kế toán, tài chính và quản trị hệ thống.
Kiểm tra định kỳ tính toàn vẹn của dữ liệu lưu trữ nhằm phát hiện sớm các lỗi hoặc nguy cơ mất dữ liệu.
Xây dựng quy trình phục hồi dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật hoặc tấn công mạng.
Đào tạo nhân sự về quy trình tạo lập, ký số và quản lý chứng từ điện tử để hạn chế các sai sót trong quá trình thực hiện.
Việc đầu tư vào hệ thống quản lý dữ liệu ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ đáp ứng quy định về lưu trữ chứng từ điện tử mà còn tối ưu hóa công tác quản trị, giảm thời gian tìm kiếm hồ sơ và nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ.
Quy định về lưu trữ chứng từ điện tử áp dụng từ khi nào?
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các quy định mới về chứng từ điện tử được áp dụng từ ngày 01/07/2026.
Doanh nghiệp có được lưu chứng từ điện tử trên nền tảng điện toán đám mây không?
Được, nếu hệ thống lưu trữ đáp ứng các yêu cầu về bảo mật, tính toàn vẹn dữ liệu, khả năng truy xuất và tuân thủ quy định của pháp luật về kế toán, giao dịch điện tử và quản lý thuế.
Có được in chứng từ điện tử ra giấy để lưu thay cho bản điện tử không?
Bản in có thể được sử dụng để phục vụ việc tra cứu hoặc lưu hành nội bộ. Tuy nhiên, giá trị pháp lý vẫn thuộc về chứng từ điện tử đã được lập và ký số theo đúng quy định. Do đó, doanh nghiệp vẫn phải lưu giữ bản điện tử theo quy định của pháp luật.
Chứng từ điện tử bị mất dữ liệu phải xử lý như thế nào?
Doanh nghiệp cần khôi phục dữ liệu từ hệ thống sao lưu, đồng thời phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ và cơ quan quản lý (nếu cần) để bảo đảm dữ liệu được phục hồi đầy đủ. Việc xây dựng cơ chế sao lưu định kỳ là giải pháp quan trọng nhằm hạn chế rủi ro này.
Việc tuân thủ quy định về lưu trữ chứng từ điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu minh bạch, an toàn và hiệu quả. Từ việc tạo lập chứng từ, ký số, truyền dữ liệu đến lưu trữ và bảo mật, mỗi khâu đều cần được thực hiện đúng quy trình để bảo đảm giá trị pháp lý của chứng từ và đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý thuế.
Đối với doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi số, việc đầu tư vào hệ thống quản lý chứng từ điện tử bài bản sẽ góp phần giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.
Đội ngũ chuyên gia của Kiểm toán Việt Úc luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ, giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về kế toán, thuế và giao dịch điện tử.
Audyt Viet Australia
Viet Australia Auditing Company jest profesjonalną firmą audytorską świadczącą usługi audytorskie, usługi podatkowe, usługi doradztwa biznesowego w Wietnamie. Viet Australia Auditing rekrutował spośród profesjonalistów wywodzących się z Wielkiej Czwórki, takich jak PWC czy Deloitte.
INFOLINIA: 0848770777
Siedziba główna: 21. piętro, budynek Saigon Centre 2, ul. Le Loi 67, dzielnica Saigon, Ho Chi Minh, Wietnam
Biuro operacyjne: ul. Hoang Dieu 25B, dzielnica Phu Nhuan, Ho Chi Minh, Wietnam
Telefon: 028 3925 1360
Poczta: info@vietaustralia.com
Faks: 028 3925 1359
