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Les rapports financiers intermédiaires constituent l'une des étapes clés du cycle comptable – en particulier pour les entreprises cotées, les entreprises à capitaux étrangers (IDE) ou les entités soumises à un audit semestriel. Cependant, de nombreuses entreprises rencontrent encore des erreurs regrettables – allant jusqu’à des redressements fiscaux ou des ajustements post-audit – simplement parce que leur système de contrôle interne n’est ni bien conçu ni efficacement mis en œuvre.
Pour garantir la clarté dans le contrôle des rapports financiers, Viet Uc Auditing recommande aux entreprises de mettre en œuvre les solutions fondamentales et essentielles suivantes lors de la préparation des rapports financiers intermédiaires.
Le premier principe d’un système de contrôle interne est de répartir les tâches de manière raisonnable afin d’éviter les conflits d’intérêts et de minimiser les risques de fraude. Selon la norme internationale d’audit ISA 315 (déjà localisée par le ministère des Finances du Vietnam), un point faible majeur réside dans le fait qu’une seule personne réalise simultanément les tâches de préparation des documents, d'enregistrement comptable et d’approbation.
Dans de nombreuses PME, il est courant qu’un comptable assume trop de rôles, surtout en cas de ressources humaines limitées. Cela augmente les risques de manipulation des données, d’omission de coûts ou de reconnaissance erronée des revenus.
Solutions recommandées :
Séparer les fonctions clés : préparation des documents, approbation, enregistrement, archivage.
Utiliser un logiciel comptable avec des droits d'accès définis.
Établir un organigramme clair des fonctions et responsabilités de chaque poste comptable.
Les états financiers ne peuvent être exacts que si les données sous-jacentes sont dûment rapprochées et vérifiées. De nombreuses entreprises découvrent des écarts entre les registres comptables et la réalité à l’approche de la date limite du rapport — par exemple, des écarts de créances clients ou des écarts d’inventaire entre le système et le stock physique.
Activités de contrôle à mettre en place :
Rapprocher les créances et dettes avec chaque partenaire.
Comparer les soldes de trésorerie avec les relevés bancaires.
Effectuer un inventaire physique et le comparer aux données du logiciel de gestion.
Vérifier la validité des avances et charges payées d’avance.
Recommandation :
Les entreprises devraient mettre en place des modèles standards de confirmation de dettes, organiser des inventaires périodiques (mensuels, trimestriels, semestriels) et conserver les procès-verbaux de rapprochement pour les audits internes ou externes.
Un principe important souvent négligé : aucune opération comptable ne doit être enregistrée sans justificatif valide. L’enregistrement "provisoire" ou anticipé est l’une des principales causes des ajustements post-audit.
Conformément à la circulaire 200/2014/TT-BTC, une pièce comptable valide doit comporter : nom du document, date, description de l’opération, montant, signatures du rédacteur, de l'approbateur et des parties concernées.
Remarques pour la saison des rapports intermédiaires :
Ne pas comptabiliser de charges sans facture valide ou contrat clair.
Ne reconnaître un revenu que si la marchandise/le service a été livré et accepté.
Les avances et remboursements doivent être régularisés dans les délais internes.
Recommandation :
Mettre en place un circuit d’approbation documentaire dans le système interne et exiger une vérification légale avant tout enregistrement.
Le contrôle interne ne doit pas se limiter à des procédures "sur papier" – il doit être continuellement opérationnel, surveillé et mis à jour régulièrement. Un système obsolète devient inefficace dans un environnement économique en mutation rapide.
Activités à mettre en œuvre :
Réviser périodiquement les procédures comptables et financières, surtout avant la préparation des rapports.
Effectuer des contrôles inopinés sur les opérations à haut risque : décaissements, remboursements, ajustements de stock...
Reformer le personnel sur les politiques comptables, les règlements internes et les nouvelles normes financières.
Si une fonction de contrôle interne existe : procéder à des évaluations indépendantes de l’efficacité du système.
En l’absence de service d’audit interne, il est conseillé de faire appel à un cabinet d’audit indépendant pour une révision préalable du système.
Un système de contrôle interne ne sert pas seulement à produire des rapports conformes — il contribue à maintenir la discipline financière et à protéger les actifs de l’entreprise. L’application stricte des quatre principes ci-dessus aidera les entreprises à :
Réduire les erreurs dans les rapports financiers intermédiaires ;
Passer plus facilement les audits externes ;
Renforcer la crédibilité auprès des investisseurs, des banques et de l’administration fiscale.
