Podstawowe rozwiązania w zakresie kontroli wewnętrznej sprawozdań finansowych okresowych

Śródroczne sprawozdania finansowe stanowią jeden z kluczowych etapów cyklu rachunkowości – szczególnie dla spółek notowanych na giełdzie, przedsiębiorstw z kapitałem zagranicznym (FDI) oraz jednostek zobowiązanych do półrocznego audytu. Niemniej jednak wiele firm napotyka poważne błędy – włącznie z dodatkowymi zobowiązaniami podatkowymi lub korektami poaudytowymi – tylko dlatego, że system kontroli wewnętrznej nie został właściwie zaprojektowany lub jest nieskutecznie wdrażany.

Aby zapewnić przejrzystość w kontroli sprawozdań finansowych, Viet Uc Auditing zaleca przedsiębiorstwom wdrożenie poniższych podstawowych i kluczowych rozwiązań podczas przygotowywania śródrocznych sprawozdań finansowych.

1. Jasny podział obowiązków

Pierwszą zasadą systemu kontroli wewnętrznej jest rozsądny podział zadań w celu uniknięcia konfliktu interesów i minimalizacji ryzyka nadużyć. Zgodnie z międzynarodowym standardem audytu ISA 315 (już zlokalizowanym przez Ministerstwo Finansów Wietnamu), jednym z największych słabych punktów kontroli wewnętrznej jest sytuacja, gdy jedna osoba wykonuje jednocześnie czynności dokumentowania, księgowania i zatwierdzania.

W wielu małych i średnich firmach powszechne jest, że jeden księgowy pełni zbyt wiele ról – szczególnie przy ograniczonych zasobach kadrowych. Powoduje to ryzyko manipulacji danymi, pominięcia kosztów lub błędnego ujęcia przychodów.

Zalecane rozwiązania:

• Oddzielenie kluczowych funkcji: dokumentowanie – zatwierdzanie – księgowanie – archiwizacja;

• Wykorzystanie oprogramowania księgowego z jasno określonymi uprawnieniami użytkowników;

• Opracowanie struktury organizacyjnej z jasno przypisanymi funkcjami i odpowiedzialnościami każdego stanowiska księgowego.

2. Regularne uzgadnianie i weryfikacja danych

Sprawozdania finansowe mogą być dokładne tylko wtedy, gdy dane źródłowe są prawidłowo uzgodnione i potwierdzone. Wiele firm dopiero na ostatnią chwilę przed sporządzeniem sprawozdania odkrywa rozbieżności między zapisami księgowymi a rzeczywistością – np. różnice w saldach należności lub niezgodność stanu magazynowego.

Działania kontrolne do wdrożenia:

• Uzgadnianie należności i zobowiązań z każdym kontrahentem;

• Porównanie sald gotówki z wyciągami bankowymi;

• Spis z natury i porównanie wyników z systemem magazynowym;

• Weryfikacja zaliczek i kosztów rozliczanych w czasie.

Rekomendacja:
Przedsiębiorstwa powinny opracować wzory formularzy potwierdzeń sald, organizować cykliczne inwentaryzacje (miesięczne, kwartalne, półroczne) i przechowywać protokoły uzgodnień do celów audytu wewnętrznego lub zewnętrznego.

3. Księgowanie operacji tylko na podstawie prawidłowych dokumentów

To ważna, lecz często lekceważona zasada: operacje księgowe powinny być ujmowane tylko na podstawie ważnych dokumentów źródłowych. Księgowanie „tymczasowe” lub „z wyprzedzeniem” z późniejszymi korektami to główna przyczyna korekt poaudytowych.

Zgodnie z rozporządzeniem 200/2014/TT-BTC, poprawny dokument księgowy musi zawierać: nazwę dokumentu, datę, opis operacji, kwotę, podpisy wystawcy, zatwierdzającego i innych stron.

Wskazówki na okres raportowania śródrocznego:

• Nie ujmować kosztów bez prawidłowej faktury lub jasnej umowy gospodarczej;

• Przychody ujmować tylko po dostarczeniu towarów/usług i ich zaakceptowaniu przez klienta;

• Zaliczki i rozliczenia muszą być rozliczone terminowo zgodnie z regulaminem wewnętrznym.

Rekomendacja:
Wdrożyć wewnętrzny obieg akceptacji dokumentów (workflow), zobowiązać księgowość do sprawdzenia dokumentów pod względem prawnym przed ich ujęciem.

4. Okresowy monitoring i ocena systemu kontroli wewnętrznej

Kontrola wewnętrzna to nie tylko procedury „na papierze” – system musi działać nieprzerwanie i być regularnie monitorowany oraz aktualizowany. Przestarzałe systemy stają się nieskuteczne w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym.

Działania do wdrożenia:

• Okresowy przegląd procedur księgowych i finansowych – szczególnie przed sporządzeniem sprawozdań;

• Przeprowadzanie niezapowiedzianych kontroli w obszarach podwyższonego ryzyka: wypłaty gotówki, rozliczenia, korekty magazynowe;

• Ponowne szkolenie pracowników z zakresu polityk księgowych, procedur wewnętrznych i aktualnych standardów finansowych;

• Jeżeli firma posiada dział kontroli wewnętrznej – należy przeprowadzić niezależną ocenę efektywności działania systemu.

W przypadku braku działu audytu wewnętrznego, warto rozważyć zlecenie niezależnej firmie audytorskiej przeglądu systemu przed okresem sprawozdawczym.

System kontroli wewnętrznej nie tylko umożliwia „poprawne sporządzanie sprawozdań”, lecz także zapewnia dyscyplinę finansową i chroni majątek firmy. Przestrzeganie powyższych czterech zasad pozwoli firmom:

• Zminimalizować ryzyko błędów w śródrocznych sprawozdaniach finansowych;

• Pomyślnie przejść przez audyty zewnętrzne;

• Wzmocnić wiarygodność wobec inwestorów, banków i organów podatkowych.

Wietnamska Australia
Viet Australia Auditing Company jest niezależną organizacją audytorską, licencjonowaną i założoną w 2007 roku w Socjalistycznej Republice Wietnamu.