Ryzyko związane z podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT) dla ekspatriantów (Expat) oraz pojęcie Zakładu (Permanent Establishment – PE): Co przedsiębiorstwa powinny wiedzieć

W sytuacji, gdy przedsiębiorstwa coraz częściej zatrudniają zagranicznych specjalistów (Expatów) w celu wsparcia zarządzania, transferu technologii oraz rozwoju działalności, przestrzeganie przepisów dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) staje się jednym z najważniejszych obszarów zgodności podatkowej.

W praktyce wiele składników wynagrodzenia ekspatriantów lub sposób ustalenia ich rezydencji podatkowej nie jest deklarowany prawidłowo lub w pełnym zakresie, co może prowadzić do doszacowania zobowiązań podatkowych, naliczenia odsetek za zwłokę oraz sankcji administracyjnych.

Ponadto działalność zagranicznych specjalistów prowadzona w Wietnamie może – w określonych okolicznościach – doprowadzić do powstania Zakładu (Permanent Establishment – PE) zagranicznego przedsiębiorstwa, co bezpośrednio wpływa na jego obowiązki w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) w Wietnamie.

Jakie ryzyka podatkowe powinny uwzględniać przedsiębiorstwa, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami?

Dlaczego przedsiębiorstwa powinny zwracać szczególną uwagę na ryzyko podatkowe związane z ekspatriantami?

W przedsiębiorstwach z udziałem kapitału zagranicznego (FDI) oraz firmach współpracujących ze spółkami dominującymi za granicą delegowanie zagranicznych specjalistów do pracy w Wietnamie jest powszechną praktyką.

Jednak oprócz obowiązków wynikających z prawa pracy i przepisów imigracyjnych przedsiębiorstwa są również zobowiązane do prawidłowego rozliczania oraz odprowadzania podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) za tych pracowników.

Jeżeli status rezydencji podatkowej, dochód podlegający opodatkowaniu lub obowiązki podatkowe zostaną określone nieprawidłowo, przedsiębiorstwo może zostać obciążone dodatkowymi zobowiązaniami podatkowymi, odsetkami za zwłokę oraz karami administracyjnymi.

Ponadto w niektórych przypadkach obecność zagranicznego specjalisty w Wietnamie może prowadzić do powstania Zakładu (PE) zagranicznego przedsiębiorstwa, co wiąże się z obowiązkiem zapłaty podatku dochodowego od osób prawnych.

Najczęściej występujące ryzyka związane z podatkiem PIT dla ekspatriantów

Rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych w przypadku ekspatriantów jest zazwyczaj bardziej złożone niż w przypadku pracowników lokalnych, ponieważ obejmuje kwestie rezydencji podatkowej, źródeł dochodu oraz międzynarodowych regulacji podatkowych.

Poniżej przedstawiono najczęściej spotykane ryzyka.

Nieprawidłowe ustalenie rezydencji podatkowej

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest niewłaściwe zakwalifikowanie zagranicznego specjalisty jako rezydenta podatkowego lub nierezydenta Wietnamu.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami klasyfikacja ta bezpośrednio wpływa na:

• sposób obliczania podatku;
• zakres dochodów podlegających opodatkowaniu;
• obowiązujące stawki podatkowe.

Błędne określenie statusu może skutkować znaczną różnicą w wysokości należnego podatku i prowadzić do jego doszacowania.

Pominięcie dochodów podlegających opodatkowaniu

Oprócz wynagrodzenia zasadniczego wiele świadczeń zapewnianych zagranicznym specjalistom również może podlegać opodatkowaniu, między innymi:

• dodatek mieszkaniowy lub opłata za wynajem mieszkania;
• czesne za edukację dzieci;
• bilety lotnicze finansowane w ramach polityki świadczeń pracowniczych;
• transport służbowy lub niektóre dodatki związane z kosztami utrzymania;
• premie i dodatki wypłacane przez zagraniczną spółkę dominującą.

Deklarowanie wyłącznie wynagrodzenia określonego w umowie o pracę, bez uwzględnienia pozostałych świadczeń, jest jedną z najczęstszych przyczyn późniejszych korekt podatkowych.

Dochody wypłacane z kilku państw

W przypadku ekspatriantów realizujących międzynarodowe oddelegowania lub rotacje wynagrodzenie może być wypłacane jednocześnie przez spółkę w Wietnamie oraz zagraniczną spółkę dominującą.

W takich sytuacjach przedsiębiorstwo powinno zidentyfikować wszystkie dochody związane z pracą wykonywaną w Wietnamie oraz prawidłowo je wykazać. Należy również przeanalizować możliwość zastosowania Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (DTA), o ile spełnione są wymagane warunki.

Błędy podczas końcowego rozliczenia podatkowego

Po zakończeniu pracy lub opuszczeniu Wietnamu przez ekspatrianta przedsiębiorstwo powinno przeprowadzić kompleksową weryfikację wszystkich zobowiązań podatkowych przed dokonaniem końcowego rozliczenia.

Pominięcie części dochodów, nieprawidłowe ustalenie rezydencji podatkowej lub niedochowanie terminów rozliczenia może prowadzić do istotnych ryzyk podczas kontroli podatkowej.

Czym jest Zakład (Permanent Establishment – PE)?

Zakład (Permanent Establishment – PE) jest jednym z kluczowych pojęć międzynarodowego prawa podatkowego, wykorzystywanym do określenia, czy zagraniczne przedsiębiorstwo podlega obowiązkowi zapłaty podatku dochodowego od osób prawnych w Wietnamie.

Zgodnie z postanowieniami umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz przepisami prawa wietnamskiego zakład może powstać, jeżeli zagraniczne przedsiębiorstwo prowadzi działalność gospodarczą w Wietnamie za pośrednictwem stałej placówki lub osoby spełniającej określone warunki przewidziane w przepisach.

Ocena, czy doszło do powstania zakładu, powinna być dokonywana indywidualnie z uwzględnieniem okoliczności konkretnej sprawy oraz odpowiedniej umowy podatkowej zawartej pomiędzy Wietnamem a danym państwem.

Kiedy działalność ekspatrianta może prowadzić do powstania Zakładu?

Nie każda obecność zagranicznego specjalisty w Wietnamie prowadzi automatycznie do powstania zakładu.

Przedsiębiorstwa powinny jednak zachować szczególną ostrożność, jeżeli ekspatriant:

• posiada uprawnienia do negocjowania lub zawierania umów w imieniu zagranicznego przedsiębiorstwa;
• regularnie reprezentuje zagraniczne przedsiębiorstwo podczas prowadzenia działalności gospodarczej w Wietnamie;
• pracuje w Wietnamie przez dłuższy okres i spełnia warunki określone w odpowiedniej umowie podatkowej;
• stale wykonuje funkcje zarządcze lub kierownicze na rzecz zagranicznego przedsiębiorstwa.

W takich przypadkach organy podatkowe mogą uznać, że działalność ekspatrianta prowadzi do powstania Zakładu, a tym samym do obowiązku zapłaty podatku dochodowego od osób prawnych przez zagraniczne przedsiębiorstwo.

Jak przedsiębiorstwa powinny zarządzać tym ryzykiem?

Aby ograniczyć ryzyko podatkowe związane z zatrudnianiem zagranicznych specjalistów, przedsiębiorstwa powinny wdrożyć odpowiednie procedury już od momentu rozpoczęcia pracy przez ekspatrianta w Wietnamie.

Należy w szczególności:

• prawidłowo określić status rezydencji podatkowej każdego specjalisty;
• monitorować liczbę dni pobytu i pracy w Wietnamie;
• przeanalizować wszystkie dochody i świadczenia wypłacane zarówno w Wietnamie, jak i za granicą;
• ocenić możliwość zastosowania Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (DTA);
• przeanalizować ryzyko powstania Zakładu dla zagranicznego przedsiębiorstwa;
• terminowo przeprowadzić końcowe rozliczenie podatkowe po zakończeniu oddelegowania.

Ścisła współpraca działu kadr, działu finansowo-księgowego oraz doradców podatkowych znacząco ogranicza ryzyko błędów w procesie rozliczeń.

Podsumowanie

Zarządzanie obowiązkami związanymi z podatkiem dochodowym od osób fizycznych wobec zagranicznych specjalistów nie ogranicza się jedynie do prawidłowego obliczenia należnego podatku. Wymaga również właściwej oceny rezydencji podatkowej, wszystkich źródeł dochodu, możliwości zastosowania umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ryzyka powstania Zakładu zagranicznego przedsiębiorstwa.

W związku z coraz intensywniejszymi kontrolami podatkowymi prowadzonymi wobec przedsiębiorstw z kapitałem zagranicznym oraz transakcji transgranicznych, proaktywna analiza obowiązków podatkowych dotyczących ekspatriantów pozwala ograniczyć ryzyko prawne, uniknąć zaległości podatkowych oraz zwiększyć poziom zgodności z przepisami.

Việt Úc Auditing wspiera przedsiębiorstwa w zakresie doradztwa dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych dla zagranicznych specjalistów, oceny ryzyka powstania Zakładu (Permanent Establishment) oraz budowania skutecznych rozwiązań zapewniających zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi Wietnamu.