세무 결산 이후: “유령 비용”에서 발생하는 리스크 – 중소기업부터 대기업까지 CEO에게 보내는 경고

많은 기업에서 세무 결산을 완료하는 것은 한 회계연도를 마무리하는 중요한 이정표로 여겨집니다. 그러나 감사인과 세무 전문가의 관점에서 보면, 오히려 이 시점이야말로 기업이 잠재적인 리스크를 식별하기 위해 재무관리 시스템 전체를 다시 점검해야 하는 시점입니다.

세무조사, 세무검사 및 세무 결산 이후 가장 흔하게 발생하는 문제 중 하나는 기업이 회계상 비용으로 인식한 항목이 과세소득을 산정하는 과정에서 세무당국으로부터 인정되지 않는 경우입니다.

실무에서는 많은 CFO와 CEO가 이러한 비용을 “유령 비용”이라고 표현합니다. 이는 실제 거래가 발생하지 않았다는 의미가 아니라, 해당 비용의 적법성, 합리성 또는 생산·영업활동과의 관련성을 충분히 입증할 수 있는 자료가 기업에 부족하다는 의미입니다.

특히 우려되는 점은 이러한 리스크가 중소기업에만 존재하는 것이 아니라는 것입니다. 거래 건수가 많고 업무 프로세스가 복잡하며 부서 간 협업이 완전히 일원화되지 않은 대기업에서도 동일한 문제가 발생할 수 있습니다.

관리 관점에서 “유령 비용”이란 무엇인가?

베트남 세법상 “유령 비용”이라는 공식적인 법률 용어는 존재하지 않습니다. 그러나 관리 관점에서는 일반적으로 다음과 같은 비용을 지칭하는 표현으로 사용됩니다.

• 실제로 발생했지만 법인세 과세소득 계산 시 손금으로 인정되기 위한 요건을 충족하지 못하는 비용.
• 적절한 세금계산서와 증빙을 갖추고 있지만 생산·영업활동과의 관련성을 입증하지 못하는 비용.
• 회계상 인식되었지만 관련 서류, 계약서 또는 지급 증빙 요건을 충족하지 못하는 비용.
• 세무당국이 비합리적이거나 부적격하거나 기업의 사업활동과 관련이 없는 것으로 판단하는 비용.

즉, 어떤 비용은 회계적인 관점에서는 완전히 적법하게 처리되었더라도 세무 결산 과정에서는 손금으로 인정되지 않을 수 있습니다.

이는 많은 기업이 재무회계와 세무 리스크 관리 사이에서 간과하고 있는 중요한 차이입니다.

기업에서는 왜 여전히 “유령 비용”이 발생하는가?

감사 및 세무자문 실무 경험에 따르면, 세무상 부인되는 비용의 대부분은 부정행위에서 발생하는 것이 아니라 관리 체계의 비일관성과 부서 간 연계 부족에서 발생합니다.

1. 불충분한 증빙서류

기업에 세금계산서는 있지만 다음과 같은 자료가 부족한 경우가 있습니다.

• 경제계약서.
• 검수·인수 확인서.
• 인수인계 관련 서류.
• 서비스 수행 보고서.
• 실제로 제공받은 효익을 입증하는 자료.

이는 컨설팅, 마케팅, 교육, 관리 서비스 또는 모회사로부터 제공받는 서비스와 관련된 비용에서 특히 흔하게 나타납니다.

2. 사업 목적을 입증하지 못하는 경우

비용을 세무상 손금으로 인정받기 위해서는 적법한 세금계산서를 보유하는 것만으로 충분하지 않습니다. 해당 비용이 매출 또는 수익 창출 활동에 기여했음을 입증해야 합니다.

예를 들어:

• 미팅 일정이나 거래 상대방에 대한 정보가 없는 접대비.
• 광고 집행 자료가 보관되어 있지 않은 광고비.
• 교육 참가자 명단이나 교육 결과가 없는 교육비.

이러한 자료가 부족하면 기업은 세무당국에 해당 비용의 목적과 필요성을 설명하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.

3. 특수관계자와의 거래

관리수수료, 로열티, 기술지원비 또는 그룹 내부 서비스 비용은 항상 상대적으로 높은 리스크가 존재하는 영역입니다.

기업이 다음 사항을 입증하지 못할 경우:

• 실제로 서비스가 제공되었다는 사실.
• 기업이 실제로 해당 서비스의 경제적 효익을 얻었다는 사실.
• 비용이 시장가격에 부합한다는 사실.

해당 비용은 세무조사 과정에서 쉽게 부인될 수 있습니다.

4. 부서 간 협업 부족

많은 기업이 증빙 관리에 대한 책임을 거의 전적으로 회계부서에 맡기고 있습니다.

그러나 중요한 증빙자료는 실제로 다음 부서에 보관되어 있는 경우가 많습니다.

• 구매부서.
• 영업부서.
• 인사부서.
• 법무부서.
• 프로젝트 관리팀.

문서가 여러 부서에 분산되어 있고 통일된 문서 보관 절차가 없다면 기업은 세무당국의 소명 요구에 대응하는 데 많은 시간을 들여야 하며, 수년이 지난 후에는 필요한 증빙을 추가로 확보하는 것 자체가 어려워질 수 있습니다.

영향은 추가 세금 납부에만 그치지 않는다

많은 CEO는 몇 가지 비용이 부인되는 것은 단순히 납부해야 할 세금이 증가하는 문제라고 생각합니다. 그러나 실제 영향은 훨씬 클 수 있습니다.

첫째, 해당 비용이 손금으로 인정되지 않기 때문에 기업은 추가적인 법인세를 납부해야 합니다.

둘째, 관련 규정에 따라 추징세액을 기준으로 납부지연에 따른 금액이 발생할 수 있습니다.

셋째, 위반의 성격과 정도에 따라 기업은 세무 관련 행정처분을 받을 수 있습니다.

특히 자금 조달, 상장 또는 M&A를 준비하는 기업의 경우 세금 추징은 Financial Due Diligence 결과에도 직접적인 영향을 미칠 수 있으며, 기업가치를 낮추거나 투자자가 인수가격 조정을 요구하는 요인이 될 수 있습니다.

더 중요한 것은 세무상 부인된 비용이 기업의 내부통제 시스템과 문서관리 체계의 취약점을 보여주는 경우가 많다는 점입니다. 이러한 요소는 투자자와 금융기관이 특히 중요하게 검토하는 사항입니다.

CEO는 비용 관리에 대한 관점을 바꿔야 한다

흔히 발생하는 오류 중 하나는 증빙 관리를 회계부서의 업무로만 생각하는 것입니다. 실제로 비용의 합리성을 입증하는 것은 기업 전체 경영 시스템의 책임입니다.

CEO는 **“모든 비용에는 명확한 사업적 배경과 이를 뒷받침하는 증거가 있어야 한다”**는 원칙을 바탕으로 관리 문화를 구축해야 합니다.

이는 기업이 단순히 세금계산서만 보관하는 것이 아니라 거래가 어떻게 발생했고, 어떻게 수행되었으며, 어떤 결과가 달성되었는지를 보여주는 전체 자료를 보관해야 한다는 의미입니다.

이러한 체계가 바로 세무당국, 감사인 또는 투자자와 업무를 수행할 때 기업을 보호하는 기반이 됩니다.

세무 결산 이후 기업은 무엇을 해야 하는가?

다음 세무조사 때까지 기다리기보다 기업은 매번 세무 결산이 끝난 직후 선제적으로 리스크를 검토해야 합니다.

권고되는 주요 조치는 다음과 같습니다.

• 고액 비용 또는 특수한 성격의 비용을 검토합니다.
• 법적 서류 및 증빙자료가 충분히 구비되어 있는지 확인합니다.
• 특수관계자와의 거래를 평가합니다.
• 전자문서 및 종이문서의 보관 절차를 표준화합니다.
• 거래 유형별 필수 증빙서류 목록을 설정합니다.
• 회계부서 이외의 부서에도 세무 증빙 요건에 대한 교육을 실시합니다.
• 독립적인 자문기관의 지원을 받아 정기적인 검토를 수행하고 리스크를 조기에 발견합니다.

처음부터 문서관리 체계에 투자하는 비용은 세무조사 또는 세무 결산 이후 발생한 문제를 처리하는 비용보다 항상 훨씬 낮습니다.

비용 관리에서 기업 리스크 관리로

세무당국이 기술 활용을 강화하고 전자세금계산서 데이터를 연계하며 리스크 기반 관리방식을 적용하는 환경에서는 기업에 대한 평가가 더 이상 세금계산서의 형식적 유효성에만 머물지 않습니다.

거래의 실질적인 내용과 경제적 성격까지 평가 범위가 확대되고 있습니다.

이에 따라 기업은 **“회계처리를 위해 충분한 증빙을 갖추는 것”**에서 **“해당 비용을 방어하기 위해 충분한 증거를 갖추는 것”**으로 관리 관점을 전환해야 합니다.

이는 다국적 기업들이 수년 전부터 적용해 온 현대적인 재무관리의 방향이며, 점차 베트남 기업에도 필수적인 경영 요건으로 자리 잡고 있습니다.

결론

매번 세무 결산이 끝난 후 기업이 평가해야 하는 것은 추가 납부세액이나 처분 수준만이 아닙니다. 더욱 중요한 것은 비용이 세무상 부인된 근본 원인을 파악하는 것입니다.

이른바 “유령 비용”은 실제로 기업의 내부통제, 문서 보관 절차 및 세무 리스크 관리 체계에 존재하는 취약점을 경고하는 신호입니다.

이러한 문제를 적시에 개선하지 않으면 동일한 오류가 반복될 수 있으며, 이는 재무성과, 기업의 평판뿐만 아니라 향후 자금 조달, M&A 및 사업 확장 계획에도 영향을 미칠 수 있습니다.

CEO에게 비용 관리에 대한 투자는 단순히 규제 및 세무 준수 요건을 충족하기 위한 것이 아닙니다. 이는 투명하고 지속 가능한 재무 기반을 구축하고, 향후 세무조사, 감사 또는 투자자와의 협력 기회에 대비하기 위한 전략적 의사결정이기도 합니다.