税务结算之后：“虚假费用”背后的风险——从中小企业到大型集团，给CEO敲响的警钟

对于许多企业而言，完成税务结算通常被视为一个财务年度结束的重要节点。然而，从审计师和税务顾问的专业角度来看，这恰恰是企业需要重新审视整个财务管理体系、识别潜在风险的重要时点。

在税务稽查、税务检查以及税务结算之后，最常见的问题之一，是企业已经在会计账簿中确认的部分费用，在计算应税所得时却未能获得税务机关认可。

在实际工作中，许多CFO和CEO将这类费用称为“虚假费用”或“幽灵费用”——并不是因为相关交易没有实际发生，而是因为企业缺乏足够的证据来证明该费用的合法性、合理性，或者证明其与企业生产经营活动之间存在实际关联。

值得关注的是，这一风险并不仅存在于中小企业。在许多大型集团中，由于交易数量庞大、业务流程复杂以及各部门之间的协作尚未完全统一，同样可能出现这一问题。

从管理角度看，什么是“虚假费用”？

越南税法并没有正式规定“虚假费用”这一法律概念。但是，从企业管理的角度来看，这一术语通常用于指代以下费用：

• 实际发生，但不符合企业所得税税前扣除条件的费用。
• 虽然具有发票和相关凭证，但无法证明其与生产经营活动之间的关联。
• 已经在会计账簿中确认，但不符合相关资料、合同或付款凭证方面要求的费用。
• 被税务机关认定为不合理、不合规或与企业经营活动无关的费用。

换言之，一项费用在会计处理层面可能完全合法，但在税务结算时仍可能被排除在税前可扣除费用之外。

这正是许多企业容易忽视的一个问题：财务会计与税务风险管理之间存在明显差距。

为什么企业仍然会产生“虚假费用”？

根据审计及税务咨询实践经验，大部分被税务机关调增或剔除的费用，并非源于企业的欺诈行为，而更多是由于内部管理缺乏协同性所造成的。

1. 证明材料不完整

企业可能拥有发票，但缺少：

• 经济合同。
• 验收文件。
• 交接文件。
• 服务执行报告。
• 证明企业实际获得相关利益的资料。

这种情况在咨询服务、市场营销、培训、管理服务或母公司提供的服务等费用中尤其常见。

2. 无法证明费用的商业目的

一项费用要获得税前扣除，仅有合法有效的发票是不够的。企业还必须证明该项费用服务于创造收入的经营活动。

例如：

• 发生业务招待费用，但没有会议日程或合作伙伴信息。
• 发生广告费用，但没有保存广告投放或执行资料。
• 发生培训费用，但没有参加培训的员工名单或培训结果。

如果缺少这些资料，企业在向税务机关进行解释和说明时将面临较大困难。

3. 与关联方发生的交易

管理费、特许权使用费、技术支持费以及集团内部服务费用，一直属于风险较高的领域。

如果企业无法证明：

• 服务确实已经提供。
• 企业确实从该服务中获得了经济利益。
• 相关费用符合市场价格水平。

那么该费用在税务检查过程中很容易被税务机关调减或剔除。

4. 部门之间缺乏协调

不少企业将与费用凭证有关的全部责任几乎都交给财务会计部门。

然而，重要的证明材料实际上可能分散在：

• 采购部门。
• 销售部门。
• 人力资源部门。
• 法务部门。
• 项目管理团队。

当资料分散在不同部门，且企业没有建立统一的文件保存流程时，企业不仅需要花费大量时间准备税务说明，甚至可能在数年之后已经无法补充相关证明材料。

后果不仅仅是补缴税款

很多CEO认为，几项费用被税务机关剔除，只意味着需要缴纳更多税款。

实际上，其影响往往远不止于此。

第一，由于相关费用无法税前扣除，企业需要补缴企业所得税。

第二，根据相关规定，针对被追缴的税款可能产生逾期缴纳相关款项。

第三，根据违规行为的性质和程度，企业还可能面临税务行政处罚。

对于正在准备融资、上市或进行M&A交易的企业而言，税款追缴还可能直接影响Financial Due Diligence（财务尽职调查）的结果，降低企业估值，或者导致投资者要求调整收购价格。

更重要的是，被税务机关剔除的费用往往反映出企业内部控制体系以及文件管理体系存在薄弱环节，而这些正是投资者和金融机构特别关注的因素。

CEO需要改变对费用管理的认知

一个常见的错误观念，是将凭证管理视为财务会计部门的工作。

实际上，证明一项费用合理、真实并与企业经营相关，是整个企业管理体系的责任。

CEO需要建立一种以以下原则为基础的管理文化：

每一笔费用都必须有清晰的商业逻辑和相应的证据支持。

这意味着企业不仅需要保存发票，还需要完整保存交易形成过程、交易执行过程以及最终取得的成果等相关资料。

这正是企业在与税务机关、审计师或投资者开展工作时保护自身权益的重要基础。

企业在税务结算后应该做什么？

企业不应等到下一次税务检查才开始处理问题，而应在每次税务结算完成后立即主动开展风险审查。

建议采取以下措施：

• 审查金额较大或具有特殊性质的费用。
• 检查法律文件及证明凭证是否完整。
• 评估与关联方发生的交易。
• 标准化电子文件及纸质文件的保存流程。
• 针对不同类型的交易建立强制性凭证清单。
• 对非财务部门员工开展税务资料和凭证要求培训。
• 在独立咨询机构的协助下定期开展专项审查，以便尽早发现潜在风险。

从交易发生之初就投入文件管理体系建设，其成本通常远低于税务检查或税务结算之后处理问题所产生的成本。

从费用管理走向企业风险管理

在税务机关不断加强技术应用、推动电子发票数据互联并采用风险管理方法的背景下，对企业的评估已经不再局限于发票本身是否形式合规，而是逐步延伸至交易的实质。

这要求企业从过去的：

“具备足够凭证，以便完成会计入账”

转变为：

“具备足够证据，以便能够为该项费用进行税务辩护。”

这也是现代财务管理的重要趋势。跨国集团已经实施这一管理理念多年，而对于越南企业而言，这一理念也正在逐渐成为企业管理不可忽视的必然要求。

结论

每次税务结算结束后，企业需要评估的不仅是需要补缴多少税款、面临何种处罚，更重要的是，应深入分析导致相关费用被税务机关剔除的根本原因。

所谓“虚假费用”，实际上是企业内部控制、文件保存流程以及税务风险管理体系存在漏洞的警示信号。

如果这些问题没有得到及时解决，同类错误可能不断重复发生，并进一步影响企业的财务表现、企业信誉，以及未来的融资、M&A或业务扩张计划。

对于CEO而言，投资于费用管理不仅是为了满足税务合规要求，更是一项战略性决策：通过建立透明、可持续的财务基础，使企业能够更加从容地面对未来的税务检查、审计以及与投资者开展合作的机会。