После налоговой проверки и окончательного налогового расчёта: риски «фиктивных расходов» — предупреждение для CEO от малого бизнеса до крупных корпораций

Для многих компаний завершение процедуры окончательного налогового расчёта обычно воспринимается как этап, знаменующий завершение финансового года. Однако с точки зрения аудиторов и налоговых консультантов именно после этого этапа компания должна пересмотреть всю систему финансового управления, чтобы выявить потенциальные риски.

Одной из наиболее распространённых проблем после налоговых проверок, инспекций и процедур окончательного налогового расчёта является ситуация, когда расходы, отражённые компанией в бухгалтерском учёте, не признаются налоговыми органами при определении налогооблагаемого дохода.

На практике многие CFO и CEO называют такие расходы «фиктивными расходами» — не потому, что соответствующие операции фактически не осуществлялись, а потому, что компания не располагает достаточными доказательствами их законности, обоснованности или связи с производственной и хозяйственной деятельностью.

Особенно важно, что данный риск характерен не только для небольших компаний. Он также существует во многих крупных корпорациях, где количество операций велико, процессы сложны, а взаимодействие между подразделениями не всегда является полностью согласованным.

Что такое «фиктивные расходы» с точки зрения управления?

Во вьетнамском налоговом законодательстве официального понятия «фиктивные расходы» не существует. Однако с точки зрения управления данный термин обычно используется для обозначения расходов, которые:

• Фактически возникли, но не соответствуют условиям признания вычитаемыми при расчёте налога на прибыль организаций.
• Имеют счета и документы, но компания не может доказать их связь с производственной или хозяйственной деятельностью.
• Отражены в бухгалтерском учёте, но не соответствуют требованиям к документации, договорам или подтверждению оплаты.
• Признаются налоговыми органами необоснованными, недействительными или не связанными с деятельностью компании.

Иными словами, расходы могут быть полностью законными с точки зрения бухгалтерского учёта, но при этом исключаться из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, при окончательном налоговом расчёте.

Именно здесь возникает разрыв, который многие компании недооценивают, между финансовым учётом и управлением налоговыми рисками.

Почему у компаний по-прежнему возникают «фиктивные расходы»?

Согласно практическому опыту проведения аудита и налогового консультирования, большая часть расходов, исключаемых из налоговых вычетов, возникает не вследствие мошенничества, а из-за недостаточной согласованности системы управления.

1. Неполный комплект подтверждающих документов

У компании может быть счёт-фактура, но отсутствовать:

• Экономический договор.
• Акт приёмки выполненных работ.
• Документы о передаче.
• Отчёт о выполнении услуг.
• Документы, подтверждающие полученную выгоду.

Такая ситуация особенно часто встречается в отношении расходов на консультационные, маркетинговые, образовательные, управленческие услуги или услуг, предоставляемых материнской компанией.

2. Невозможность доказать деловую цель расходов

Для признания расходов вычитаемыми недостаточно иметь действительный счёт-фактуру. Компания также должна доказать, что расходы связаны с деятельностью, направленной на получение дохода.

Например:

• Представительские расходы без графика встреч или информации о деловом партнёре.
• Рекламные расходы без документов, подтверждающих проведение рекламной кампании.
• Расходы на обучение без списка сотрудников, участвовавших в обучении, или результатов обучения.

При отсутствии таких документов компании будет сложно представить убедительные объяснения налоговым органам.

3. Операции со связанными сторонами

Управленческие сборы, лицензионные платежи, расходы на техническую поддержку или внутригрупповые услуги всегда относятся к зонам повышенного риска.

Если компания не может доказать, что:

• Услуга действительно была оказана.
• Компания действительно получила экономическую выгоду.
• Стоимость соответствует рыночному уровню.

такие расходы могут быть исключены при проведении налоговой проверки.

4. Недостаточная координация между подразделениями

Многие компании возлагают практически всю ответственность за документацию на бухгалтерию.

При этом важные доказательства часто находятся у:

• Отдела закупок.
• Отдела продаж.
• Отдела кадров.
• Юридического отдела.
• Руководства проекта.

Когда документы распределены между различными подразделениями и отсутствует единая процедура их хранения, компания может потратить значительное время на подготовку объяснений и даже оказаться не в состоянии дополнить документы спустя несколько лет.

Последствия не ограничиваются доначислением налогов

Многие CEO считают, что исключение нескольких расходов просто приведёт к увеличению суммы налога. На практике последствия могут быть значительно серьёзнее.

Во-первых, компания должна уплатить дополнительный налог на прибыль организаций, поскольку соответствующие расходы не признаются вычитаемыми.

Во-вторых, на сумму доначисленного налога может начисляться пеня за просрочку в соответствии с применимыми нормами.

В-третьих, в зависимости от характера и степени нарушения компания может быть привлечена к административной ответственности за налоговые нарушения.

Для компаний, готовящихся к привлечению капитала, листингу или сделке M&A, доначисления налогов также могут напрямую повлиять на результаты Financial Due Diligence, снизить стоимость компании или привести к требованию инвестора скорректировать цену приобретения.

Более того, расходы, исключённые налоговыми органами, часто свидетельствуют о слабых местах системы внутреннего контроля и управления документацией — факторах, которым инвесторы и кредитные организации уделяют особое внимание.

CEO необходимо изменить подход к управлению расходами

Распространённой ошибкой является восприятие управления документами исключительно как функции бухгалтерии. На самом деле доказательство обоснованности расходов является ответственностью всей системы управления.

CEO следует формировать управленческую культуру, основанную на принципе: каждый расход должен иметь понятное деловое обоснование и соответствующие доказательства.

Это означает, что компания должна хранить не только счета-фактуры, но и полный комплект документов, отражающий возникновение операции, процесс её исполнения и достигнутые результаты.

Именно это является основой защиты компании при взаимодействии с налоговыми органами, аудиторами или инвесторами.

Что компаниям следует делать после окончательного налогового расчёта?

Вместо того чтобы ждать следующей налоговой проверки, компаниям следует проводить проактивный анализ сразу после каждого налогового периода. Рекомендуемые меры включают:

• Проверку расходов крупного размера или расходов особого характера.
• Проверку полноты юридической документации и подтверждающих документов.
• Анализ операций со связанными сторонами.
• Стандартизацию процедур хранения электронных и бумажных документов.
• Формирование обязательного перечня документов для каждого типа операции.
• Обучение подразделений, не относящихся к бухгалтерии, требованиям к налоговой документации.
• Проведение периодических проверок при поддержке независимой консультационной организации для раннего выявления рисков.

Инвестиции в управление документацией с самого начала всегда значительно дешевле, чем устранение последствий после налоговой проверки или окончательного налогового расчёта.

От управления расходами к управлению корпоративными рисками

В условиях, когда налоговые органы всё активнее используют технологии, интегрируют данные электронных счетов-фактур и применяют риск-ориентированные методы управления, оценка компании уже не ограничивается проверкой формальной действительности счета-фактуры, а всё больше распространяется на экономическую сущность операции.

Это требует от компаний перехода от подхода «достаточно документов для отражения расходов в учёте» к подходу «достаточно доказательств для защиты расходов».

Это также является современной тенденцией финансового управления, которую транснациональные корпорации применяют уже многие годы и которая постепенно становится необходимым требованием для вьетнамских компаний.

Заключение

После каждого периода окончательного налогового расчёта компании следует оценивать не только сумму дополнительных налогов или размер применённых санкций, но, что ещё важнее, выявлять первопричины расходов, исключённых из налоговых вычетов.

Такие «фиктивные расходы» фактически являются предупреждением о пробелах в системе внутреннего контроля, процедурах хранения документов и управлении налоговыми рисками.

Если эти недостатки своевременно не устранить, ошибки будут повторяться, негативно влияя на финансовые результаты, репутацию компании, а также на будущие планы по привлечению капитала, M&A или расширению бизнеса.

Для CEO инвестиции в управление расходами — это не только способ обеспечить соблюдение требований законодательства. Это также стратегическое решение, позволяющее сформировать прозрачную и устойчивую финансовую основу, готовую к налоговым проверкам, аудиту и будущим возможностям сотрудничества с инвесторами.