Po rozliczeniu podatkowym: ryzyko związane z „fikcyjnymi kosztami” – sygnał ostrzegawczy dla CEO, od MŚP po duże grupy kapitałowe

Dla wielu przedsiębiorstw zakończenie procesu rozliczenia podatkowego jest często postrzegane jako kamień milowy zamykający rok finansowy. Jednak z perspektywy audytorów i doradców podatkowych jest to właśnie moment, w którym przedsiębiorstwo powinno dokonać przeglądu całego systemu zarządzania finansami w celu identyfikacji potencjalnych ryzyk.

Jednym z najczęściej występujących problemów po kontrolach podatkowych, inspekcjach i rozliczeniach podatkowych jest sytuacja, w której koszty ujęte przez przedsiębiorstwo w księgach rachunkowych nie są uznawane przez organy podatkowe przy ustalaniu dochodu podlegającego opodatkowaniu.

W praktyce wielu CFO i CEO określa takie pozycje mianem „fikcyjnych kosztów” – nie dlatego, że transakcje faktycznie nie miały miejsca, lecz dlatego, że przedsiębiorstwo nie posiada wystarczających dowodów potwierdzających ich legalność, zasadność lub związek z działalnością produkcyjną i gospodarczą.

Co istotne, ryzyko to nie dotyczy wyłącznie małych przedsiębiorstw. Występuje ono również w wielu dużych grupach kapitałowych, gdzie liczba transakcji jest znaczna, procesy złożone, a współpraca pomiędzy poszczególnymi działami nie zawsze jest w pełni skoordynowana.

Czym są „fikcyjne koszty” z perspektywy zarządzania?

Wietnamskie przepisy podatkowe nie zawierają oficjalnej definicji pojęcia „fikcyjne koszty”. Z perspektywy zarządzania termin ten jest jednak często używany w odniesieniu do kosztów, które:

• Faktycznie zostały poniesione, ale nie spełniają warunków uznania ich za koszty podatkowo odliczalne przy obliczaniu podatku dochodowego od osób prawnych.
• Posiadają faktury i dokumenty, ale nie można wykazać ich związku z działalnością produkcyjną lub gospodarczą.
• Zostały ujęte w księgach rachunkowych, ale nie spełniają wymogów dotyczących dokumentacji, umów lub dowodów zapłaty.
• Zostały uznane przez organy podatkowe za nieuzasadnione, niezgodne z wymogami lub niezwiązane z działalnością przedsiębiorstwa.

Innymi słowy, koszt może być całkowicie prawidłowy z punktu widzenia rachunkowości, a mimo to zostać wyłączony z kosztów uzyskania przychodu dla celów podatkowych. Jest to właśnie luka, którą wiele przedsiębiorstw pomija pomiędzy rachunkowością finansową a zarządzaniem ryzykiem podatkowym.

Dlaczego przedsiębiorstwa nadal generują „fikcyjne koszty”?

Z praktycznego doświadczenia w zakresie audytu i doradztwa podatkowego wynika, że większość kosztów wyłączanych z rozliczenia podatkowego nie wynika z oszustwa, lecz z braku spójności w zarządzaniu.

1. Niekompletna dokumentacja potwierdzająca

Przedsiębiorstwo może posiadać fakturę, ale nie mieć:

• Umowy gospodarczej.
• Protokołu odbioru.
• Dokumentacji przekazania.
• Raportu z wykonania usługi.
• Dokumentów potwierdzających otrzymane korzyści.

Sytuacja ta jest szczególnie powszechna w przypadku kosztów doradztwa, marketingu, szkoleń, zarządzania lub usług świadczonych przez spółkę dominującą.

2. Brak możliwości wykazania celu biznesowego

Aby koszt mógł zostać uznany za odliczalny, sama prawidłowa faktura nie wystarczy. Przedsiębiorstwo musi również wykazać, że wydatek służy działalności generującej przychody.

Przykładowo:

• Koszty reprezentacji bez harmonogramu spotkania lub informacji o kontrahencie.
• Koszty reklamy bez dokumentacji potwierdzającej realizację kampanii.
• Koszty szkoleń bez listy uczestniczących pracowników lub wyników szkolenia.

Brak takich dokumentów może znacznie utrudnić przedsiębiorstwu wyjaśnienie zasadności kosztów przed organami podatkowymi.

3. Transakcje z podmiotami powiązanymi

Opłaty za zarządzanie, opłaty licencyjne, opłaty za wsparcie techniczne oraz usługi wewnątrzgrupowe zawsze należą do obszarów podwyższonego ryzyka.

Jeżeli przedsiębiorstwo nie jest w stanie wykazać, że:

• Usługa została rzeczywiście wykonana.
• Przedsiębiorstwo faktycznie odniosło z niej korzyść.
• Koszt odpowiada warunkom rynkowym.

wydatek może zostać łatwo wyłączony podczas kontroli podatkowej.

4. Brak współpracy pomiędzy działami

Wiele przedsiębiorstw powierza niemal całą odpowiedzialność za dokumentację działowi księgowości.

Tymczasem istotne dowody często znajdują się w:

• Dziale zakupów.
• Dziale sprzedaży.
• Dziale HR.
• Dziale prawnym.
• Zespole zarządzającym projektem.

Gdy dokumentacja jest rozproszona, a przedsiębiorstwo nie posiada jednolitej procedury jej przechowywania, przygotowanie wyjaśnień może zająć dużo czasu, a po upływie kilku lat przedsiębiorstwo może nawet nie być w stanie uzupełnić brakujących dokumentów.

Konsekwencje wykraczają poza dodatkowy podatek

Wielu CEO uważa, że zakwestionowanie kilku kosztów oznacza jedynie konieczność zapłaty wyższego podatku. W praktyce skutki mogą być znacznie poważniejsze.

Po pierwsze, przedsiębiorstwo musi zapłacić dodatkowy podatek dochodowy od osób prawnych, ponieważ zakwestionowane koszty nie są podatkowo odliczalne.

Po drugie, od zaległego podatku mogą zostać naliczone odsetki za zwłokę zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Po trzecie, w zależności od charakteru i skali naruszenia przedsiębiorstwo może zostać objęte administracyjnymi sankcjami za naruszenia podatkowe.

W przypadku przedsiębiorstw przygotowujących się do pozyskania finansowania, wejścia na giełdę lub transakcji M&A dodatkowe zobowiązania podatkowe mogą również bezpośrednio wpłynąć na wyniki Financial Due Diligence, obniżyć wartość przedsiębiorstwa lub skłonić inwestora do żądania korekty ceny nabycia.

Co ważniejsze, koszty wyłączone przez organy podatkowe często wskazują na słabości systemu kontroli wewnętrznej oraz zarządzania dokumentacją – czyli obszary, którym inwestorzy i instytucje finansowe poświęcają szczególną uwagę.

CEO powinien zmienić podejście do zarządzania kosztami

Częstym błędem jest traktowanie zarządzania dokumentacją jako obowiązku wyłącznie działu księgowości. W rzeczywistości wykazanie zasadności kosztu jest odpowiedzialnością całego systemu zarządzania.

CEO powinien budować kulturę zarządzania opartą na zasadzie: każdy wydatek powinien mieć jasne uzasadnienie biznesowe i odpowiednie dowody.

Oznacza to, że przedsiębiorstwo powinno przechowywać nie tylko faktury, lecz również kompletną dokumentację dotyczącą powstania transakcji, jej realizacji oraz osiągniętych rezultatów.

Stanowi to podstawę ochrony przedsiębiorstwa podczas współpracy z organami podatkowymi, audytorami lub inwestorami.

Co przedsiębiorstwo powinno zrobić po rozliczeniu podatkowym?

Zamiast czekać na kolejną kontrolę podatkową, przedsiębiorstwo powinno przeprowadzić aktywny przegląd bezpośrednio po każdym okresie rozliczeniowym. Zalecane działania obejmują:

• Przegląd kosztów o wysokiej wartości lub szczególnym charakterze.
• Sprawdzenie kompletności dokumentacji prawnej i dowodów potwierdzających.
• Ocenę transakcji z podmiotami powiązanymi.
• Standaryzację procesu przechowywania dokumentacji elektronicznej i papierowej.
• Ustalenie obowiązkowej listy dokumentów dla każdego rodzaju transakcji.
• Przeszkolenie działów innych niż księgowość w zakresie wymogów dotyczących dokumentacji podatkowej.
• Przeprowadzanie okresowych przeglądów przy wsparciu niezależnego doradcy w celu wczesnego identyfikowania ryzyk.

Inwestowanie w prawidłowe zarządzanie dokumentacją od samego początku jest zawsze znacznie tańsze niż usuwanie skutków kontroli podatkowej lub rozliczenia podatkowego.

Od zarządzania kosztami do zarządzania ryzykiem przedsiębiorstwa

W sytuacji, gdy organy podatkowe coraz szerzej wykorzystują technologie, integrują dane z faktur elektronicznych oraz stosują metody zarządzania oparte na analizie ryzyka, ocena przedsiębiorstwa nie ogranicza się już do formalnej prawidłowości faktury, lecz coraz częściej obejmuje również rzeczywisty charakter transakcji.

Wymaga to od przedsiębiorstw przejścia od podejścia „mamy wystarczającą dokumentację, aby ująć koszt w księgach” do podejścia „mamy wystarczające dowody, aby obronić ten koszt”.

Jest to również kierunek nowoczesnego zarządzania finansami, który międzynarodowe grupy kapitałowe stosują od wielu lat i który stopniowo staje się koniecznym standardem dla przedsiębiorstw w Wietnamie.

Podsumowanie

Po każdym okresie rozliczenia podatkowego przedsiębiorstwo powinno oceniać nie tylko wysokość dodatkowego podatku lub nałożonych sankcji, ale przede wszystkim podstawowe przyczyny zakwestionowania poszczególnych kosztów.

Tak zwane „fikcyjne koszty” są w rzeczywistości sygnałem ostrzegawczym wskazującym na luki w systemie kontroli wewnętrznej, procedurach przechowywania dokumentacji oraz zarządzaniu ryzykiem podatkowym.

Jeżeli problemy te nie zostaną odpowiednio szybko usunięte, będą się powtarzać i wpływać na wyniki finansowe, reputację przedsiębiorstwa, a także przyszłe plany pozyskiwania kapitału, M&A lub ekspansji działalności.

Dla CEO inwestowanie w zarządzanie kosztami nie służy wyłącznie spełnianiu wymogów compliance. Jest to również decyzja strategiczna, której celem jest stworzenie przejrzystych i trwałych podstaw finansowych, przygotowanych na kontrole podatkowe, audyty oraz przyszłe możliwości współpracy z inwestorami.