Praca zdalna podczas COVID-19 - na co Twoja firma powinna zwrócić uwagę

Pandemia COVID-19 prawdopodobnie wywołała największy na świecie i najbardziej pamiętny kryzys naszego pokolenia. Jedną z licznych konsekwencji tej pandemii jest dystans społeczny, który został narzucony na skalę światową jako środek bezpieczeństwa mający na celu uniknięcie rozprzestrzeniania się tej choroby.

Ta miara dystansu społecznego zapoczątkowała największy jak dotąd eksperyment pracy w domu na skalę światową. Niemniej jednak firmy nadal starają się kontynuować działalność i dlatego są zmuszone do poszukiwania rozwiązań, które pozwolą swoim pracownikom pracować, jednocześnie minimalizując bliskie kontakty fizyczne.

Sytuacja nie wygląda inaczej w Wietnamie, jednak w porównaniu z wieloma krajami rząd szybko zareagował, podejmując poważne i zdecydowane działania w celu ograniczenia rozprzestrzeniania się COVID-19 w Wietnamie. W ciągu ostatnich kilku tygodni rząd i wiele organów administracyjnych podejmowało decyzje i wydawało dekrety oraz doradzało ludności w celu ograniczenia rozprzestrzeniania się choroby COVID-19 w Wietnamie.

Tymczasowe zgromadzenia w miejscach publicznych są zawieszone, obejmuje to również niektóre miejsca pracy, takie jak biura z dużą liczbą pracowników. W tych okolicznościach prowadzenie biznesu w sposób tradycyjny jest chwilowo niemożliwe. Liderzy firm wietnamskich i z kapitałem zagranicznym zostali zmuszeni do szybkiej zmiany modelu działania, aby móc wykonywać najważniejsze operacje. Nagle stworzył nowy model przepływu pracy i dlatego sposób, w jaki pracownicy współpracują zdalnie, wymaga ponownego przemyślenia.

Z tych powodów Viet Australia chciałby udzielić porady firmom, zwłaszcza tym, które przed wybuchem COVID-19 pozostawały głównie w pracy biurowej.

• Wyznacz koordynatora dla wszystkich pracowników pracujących online

Takie stanowisko można czasem nazwać Chief Information Officer (CIO). W zależności od firmy. może to być bardzo stresująca sytuacja, ponieważ dyrektor ds. informatyki jest odpowiedzialny za infrastrukturę, na której w dużym stopniu opiera się biuro zdalne, za płynną wymianę informacji między pracownikami pracującymi zdalnie oraz za bezpieczeństwo tych informacji. Istotne jest, aby taki koordynator był w stałym kontakcie z całym personelem, aby móc ich koordynować. Osoba ta musi być świadoma swojej lokalizacji i sytuacji, a także musi terminowo i dokładnie rozpowszechniać informacje związane z pracą, instrukcje i pomoc w razie potrzeby.

• Oceń bezpieczeństwo i efektywność środków, których Twoja firma używa do komunikacji

Menedżerowie muszą zadać sobie następujące pytania dotyczące pracowników pracujących zdalnie:

• Czy mogą polegać na istniejącej infrastrukturze korporacyjnej, aby wykonywać swoją pracę?
• Czy ich organizacja jest zależna od scentralizowanych, fizycznych serwerów zlokalizowanych w głównym biurze lub w centrum danych?
• Jeśli tak, to czy Twoi pracownicy mogą uzyskać dostęp do tych serwerów wystarczająco szybko, aby wykonywać swoją pracę w obecnych okolicznościach?

Jeśli firma nie wprowadzi wyraźnej polityki krótkoterminowej i nie podejmie niezbędnych środków, aby umożliwić pracownikom wykonywanie swojej pracy i dotrzymywanie terminów, nieuniknioną konsekwencją jest to, że pracownicy ci zaczną wykorzystywać mniej formalne kanały komunikacji korporacyjnej i wymiany danych, takie jak jako Zalo, komunikator na Facebooku, Whatsapp, Viber i WeChat. Nie trzeba dodawać, że wymiana treści korporacyjnych za pośrednictwem tych kanałów nie jest pozbawiona pewnego poziomu ryzyka. Dlatego firmy powinny szukać sprawdzonych alternatyw na wypadek awarii środków komunikacji / wymiany informacji.

• Zbadaj rozwiązania oparte na chmurze jako możliwe alternatywy dla infrastruktury korporacyjnej

Infrastruktura korporacyjna może być trudno dostępna dla pracowników pracujących zdalnie. Dlatego usługi oparte na chmurze są często postrzegane jako trwałe i niezawodne rozwiązanie do komunikacji korporacyjnej i współpracy, ponieważ można do nich łatwo uzyskać dostęp w dowolnym miejscu i czasie. Tego rodzaju narzędzie może zapewnić Twoim pracownikom bezpośredni dostęp do firmowej bazy danych bez polegania na przechowywaniu danych na fizycznych serwerach. Firma korzystająca z usług chmurowych do komunikacji i przechowywania danych będzie mogła zarządzać różnymi aspektami swojej działalności na jednej i uniwersalnej platformie, takimi jak: poczta elektroniczna, udostępnianie i dostęp do plików, jednoczesna współpraca. Wszystkie te funkcje można zintegrować w ramach jednej platformy i zapewnić wysoki stopień niezawodności i bezpieczeństwa. Tego rodzaju platformy gwarantują również kontrolę nad przechowywanymi na nich informacjami, zgodnie z własną polityką bezpieczeństwa i wymaganiami firmy. Dla dużych firm jest to poważna zaleta pod względem zgodności z lokalnymi przepisami i regulacjami oraz zobowiązań umownych z klientami.

Wietnamska Australia
Viet Australia Auditing Company jest niezależną organizacją audytorską, licencjonowaną i założoną w 2007 roku w Socjalistycznej Republice Wietnamu.