Làm việc trực tuyến trong mùa Covid-19 - Điều mà các doanh nghiệp nên lưu ý

Đại dịch COVID-19 có lẽ đã gây ra cuộc khủng hoảng lớn nhất và đáng nhớ nhất thế giới của chúng ta. Một trong vô số hậu quả của đại dịch này là việc cách ly xã hội được áp dụng trên quy mô toàn thế giới như một biện pháp an toàn để tránh sự lây lan của căn bệnh này.

Biện pháp cách ly xã hội này đã bắt đầu thử nghiệm bằng cách cho phép công nhân viên làm việc tại nhà lớn nhất từ trước đến nay trên phạm vi thế giới. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn cố gắng tiếp tục hoạt động và vì lý do đó, họ buộc phải tìm giải pháp để nhân viên tiếp tục làm việc trong khi cũng giảm đi các tương tác vật lý.

Tình hình ở Việt Nam cũng không khác so với nhiều nước, nhưng Chính phủ đã phản ứng nhanh chóng bằng cách thực hiện các biện pháp nghiêm túc và mạnh mẽ để hạn chế sự lây lan của COVID-19 tại Việt Nam. Trong vài tuần qua, Chính phủ và nhiều cơ quan hành chính đã ra quyết định và ban hành các nghị định cũng như đã tư vấn cho người dân để hạn chế sự lây lan của dịch bệnh tại Việt Nam.

Các cuộc tụ họp ở những nơi công cộng bị đình chỉ tạm thời và bao gồm một số nơi làm việc như văn phòng với một số lượng lớn nhân viên. Trong những trường hợp đó, hoạt động kinh doanh theo cách truyền thống là tạm thời không thể duy trì. Lãnh đạo của các công ty Việt Nam và có vốn đầu tư nước ngoài đã buộc phải nhanh chóng thay đổi mô hình hoạt động để có thể thực hiện các hoạt động quan trọng nhất. Một mô hình quy trình công việc mới đã được tạo ra và các nhân viên cộng tác từ xa cần phải được xem xét lại.

Vì những lý do đó, chúng tôi muốn đưa ra một số lời khuyên cho các công ty, đặc biệt là những công ty phải làm việc tại văn phòng trước khi COVID-19 bùng phát:

• Chỉ định một điều phối viên cho tất cả nhân viên làm việc trực tuyến

Vị trí này có thể được gọi là Giám đốc thông tin (Chief Information Officer- CIO). Tùy vào các công ty. đây có thể là một vị trí quan trọng vì CIO chịu trách nhiệm về cơ sở hạ tầng mà văn phòng từ xa phụ thuộc rất nhiều, chia sẻ thông tin giữa các nhân viên làm việc từ xa và bảo mật thông tin đó. Điều quan trọng là điều phối phải liên lạc thường xuyên với tất cả các nhân viên để có thể điều phối họ. Diều phối viên cần nhận thức được vị trí và tình huống của họ, cần phổ biến kịp thời và chính xác các thông tin, hướng dẫn và hỗ trợ liên quan đến công việc khi cần thiết.

• Đánh giá tính bảo mật và hiệu quả của phương tiện mà doanh nghiệp của bạn sử dụng để liên lạc

Người quản lý phải đặt những câu hỏi sau đây liên quan đến nhân viên làm việc trực tuyến:

• Họ có thể dựa vào cơ sở hạ tầng của công ty hiện tại để thực hiện công việc của họ không?
• Tổ chức của họ có phụ thuộc vào các máy chủ vật lý tập trung ở văn phòng chính hoặc trong một trung tâm dữ liệu không?
• Nếu vậy, nhân viên của bạn có thể truy cập các máy chủ đó đủ nhanh để thực hiện công việc của họ trong các tình huống hiện tại không?

Nếu công ty không đưa ra chính sách ngắn hạn rõ ràng và thực hiện các biện pháp cần thiết để cho phép nhân viên thực hiện công việc và đáp ứng thời hạn, thì hậu quả tất yếu là những nhân viên đó sẽ bắt đầu sử dụng các kênh ít chính thức hơn để trao đổi dữ liệu và trao đổi dữ liệu của công ty như Zalo, Facebook messenger, Whatsapp, Viber và WeChat. Không cần phải nói rằng việc trao đổi nội dung của công ty thông qua các kênh đó không đi đến một mức độ rủi ro nhất định. Đó là lý do tại sao các công ty nên tìm kiếm các lựa chọn thay thế đáng tin cậy trong trường hợp không có phương tiện truyền thông / trao đổi thông tin.

• Xem xét các giải pháp dựa trên đám mây có thể thay thế cho cơ sở hạ tầng của công ty

Cơ sở hạ tầng công ty có thể khó truy cập cho nhân viên làm việc từ xa. Do đó, các dịch vụ dựa trên điện toán đám mây thường được coi là một giải pháp bền vững và đáng tin cậy cho giao tiếp, hợp tác của công ty, vì chúng có thể được truy cập ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào một cách dễ dàng. Loại công cụ này có thể cung cấp cho nhân viên của bạn quyền truy cập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu của công ty mà không cần dựa vào lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ vật lý. Một công ty sử dụng các dịch vụ dựa trên điện toán đám mây để lưu trữ dữ liệu và truyền thông sẽ có thể quản lý các khía cạnh khác nhau của hoạt động trên một nền tảng duy nhất và phổ quát, chẳng hạn như: email, chia sẻ tệp và truy cập, cộng tác đồng thời. Tất cả các chức năng này có thể được tích hợp trong một nền tảng duy nhất và được phân phối với độ tin cậy và bảo mật cao. Loại nền tảng này cũng đảm bảo kiểm soát thông tin được lưu trữ bên trong theo các yêu cầu và chính sách bảo mật của công ty. Đối với các công ty lớn, đây là một lợi thế nghiêm trọng về mặt tuân thủ luật pháp và quy định của địa phương và với các cam kết hợp đồng với khách hàng.

Công Ty Kiểm Toán Việt Úc

Kiểm toán Việt Úc là đơn vị chuyên nghiệp, cung cấp các dịch vụ kiểm toán, dịch vụ thuế, dịch vụ tư vấn doanh nghiệp tại Việt Nam và nước ngoài. Kiểm toán Việt Úc hội tụ các chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính và kiểm toán bao gồm các CPA Việt Nam, CPA Úc, và các nhân sự cấp cao từ Big4 như PwC, Deloitte...