Dokumentacja rozliczenia podatku dochodowego od osób prawnych (CIT): 4 typowe sytuacje skutkujące domiarem i jak firma powinna się wytłumaczyć

Rozliczenie podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) jest jedną z corocznych obowiązkowych procedur dla przedsiębiorstw. Niemniej jednak wiele firm — mimo przygotowania sprawozdań finansowych i złożenia deklaracji podatkowych — nadal podlega domiarom i karom po kontroli podatkowej z powodu niewystarczająco przygotowanej dokumentacji lub braku świadomości potencjalnych ryzyk.

Poniżej przedstawiamy 4 najczęstsze przypadki powodujące domiar podatku oraz zalecenia, jak skutecznie się wytłumaczyć i zminimalizować ryzyko.

1. Koszty niekwalifikujące się do odliczenia zgodnie z okólnikiem 78/2021/TT-BTC

Typowa sytuacja:

Firma ujmuje w księgach rachunkowych koszty, które nie spełniają warunków odliczalności, przez co zostają one wyłączone z podstawy opodatkowania. Przykłady:

• Koszty reprezentacji, upominków — bez prawidłowych faktur

• Koszty usług zewnętrznych — bez umowy lub dowodu wykonania usługi

• Wynagrodzenia i premie — nieujęte w regulaminach pracy lub bez listy płac

Jak się wytłumaczyć i zapobiec:

• Zabezpieczyć komplet: faktury, umowy, potwierdzenia płatności, protokoły odbioru usług

• Zachować wewnętrzne regulaminy wynagrodzeń, premii i świadczeń

• Dla usług specjalistycznych (doradztwo, reklama, marketing) przygotować dokumentację z wynikami: zdjęcia, raporty, projekty graficzne

Uwaga: organy podatkowe koncentrują się na rzeczywistej treści transakcji, nie tylko na dokumentach. Nawet „ładna” faktura bez uzasadnienia może zostać odrzucona.

2. Ujęcie przychodów w niewłaściwym okresie – powodujące nieprawidłowe zobowiązania podatkowe

Typowa sytuacja:

• Przychód jest ujęty później niż moment faktycznej dostawy towarów lub usług

• Przychód „zgrupowany” w kolejnym okresie, mimo że zdarzenie miało miejsce wcześniej

To powoduje przesunięcie zysków między latami podatkowymi i może prowadzić do konsekwencji podatkowych, zwłaszcza przy większych rozbieżnościach.

Jak się wytłumaczyć i zapobiec:

• Przestrzegać artykułu 3 okólnika 78/2021/TT-BTC: przychód rozpoznaje się w momencie przeniesienia własności lub zakończenia świadczenia usługi

• Wykorzystać umowy, protokoły odbioru, dokumenty magazynowe i faktury do prawidłowego określenia okresu

• W przypadku przychodów rozłożonych w czasie (np. doradztwo, najem), zastosować racjonalny podział i przygotować harmonogram przychodów

3. Brak dokumentacji cen transferowych

Typowa sytuacja:

Firma realizuje transakcje z podmiotami powiązanymi (spółka matka, zależna, podmioty powiązane), ale nie przygotowuje dokumentacji cen transferowych zgodnie z Dekretem 132/2020/NĐ-CP.

Skutki:

• Zastosowanie oszacowanych cen przez urząd, podejrzenie transferu zysków

• Kary administracyjne i uznanie za podmiot wysokiego ryzyka

Jak się wytłumaczyć i zapobiec:

• Szybko ustalić, czy firma spełnia kryteria artykułu 5 dekretu 132

• Przy transakcjach powiązanych obowiązkowe są 3 poziomy dokumentacji:

  • Lokalna dokumentacja (Local File)

  • Globalna dokumentacja (Master File)

  • Raport krajów (CbCR) — jeśli dotyczy

• Zastosować właściwą metodę wyceny (np. porównanie niezależnych transakcji, metoda koszt plus, cena odsprzedaży)

• Utrzymywać wewnętrzne uzasadnienia potwierdzające logiczne ustalenie ceny w umowach

4. Różnice między danymi księgowymi a deklaracją podatkową – brak jasnych wyjaśnień

Typowa sytuacja:

Urząd skarbowy zauważa rozbieżności między sprawozdaniem finansowym a deklaracją CIT, takie jak:

• Przychody w księgach wyższe niż w deklaracji

• Koszty ujęte w księgach nie pokrywają się z kosztami podatkowymi

• Pozostałe przychody i koszty są błędnie zaklasyfikowane lub pominięte

Jak się wytłumaczyć i zapobiec:

• Przygotować tabelę uzgodnienia między deklaracją CIT a sprawozdaniem finansowym

• Wyjaśnić wszystkie korekty: koszty niepodlegające odliczeniu, podziały kosztów, straty do przeniesienia

• Dołączyć objaśnienia, komentarze lub pismo wyjaśniające rozbieżności przy składaniu deklaracji

Wskazówka: Dobrowolne złożenie wyjaśnienia lub listu intencyjnego może zostać pozytywnie odebrane przez organy podatkowe i świadczyć o transparentności firmy.

Podsumowanie i zalecenia

Dodatkowe opodatkowanie CIT może poważnie wpłynąć na płynność finansową, zyskowność i reputację firmy, szczególnie w przypadku spółek z kapitałem zagranicznym lub przygotowujących się do IPO.

Aby uniknąć niepotrzebnego ryzyka, firma powinna:

• Regularnie przeglądać dokumentację podatkową, nie czekać do końca roku

• Opracować wewnętrzny przewodnik wyjaśnień dla wrażliwych pozycji

• W razie wątpliwości skonsultować się z niezależnym doradcą podatkowym, aby ocenić sytuację i ustalić strategię przed rozliczeniem

Wietnamska Australia
Viet Australia Auditing Company jest niezależną organizacją audytorską, licencjonowaną i założoną w 2007 roku w Socjalistycznej Republice Wietnamu.