Usługi zarządzania, koszty reklamy, opłaty licencyjne: które transakcje są najczęściej kontrolowane w dokumentacji cen transferowych?

W związku z coraz bardziej zaostrzonym nadzorem nad cenami transferowymi oraz działaniami przeciwko erozji podstawy opodatkowania w Wietnamie, transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi – w szczególności dotyczące usług zarządzania, kosztów reklamy i opłat licencyjnych – stają się głównym celem kontroli podatkowych.

Zgodnie z Dekretem nr 132/2020/ND-CP, każda firma dokonująca transakcji powiązanych musi przestrzegać zasady ceny rynkowej (Arm’s Length Principle) oraz przygotować odpowiednią dokumentację cen transferowych. Jednakże tego rodzaju koszty są często trudne do ilościowej oceny i łatwo mogą zostać uznane przez organy podatkowe za nieuzasadnione lub stanowiące instrument transferu zysków za granicę.

Poniżej przedstawiamy trzy typy transakcji, które są najczęściej "na celowniku" organów podatkowych, ryzyka z nimi związane oraz działania, jakie powinna podjąć firma w celu ochrony.

1. Opłaty za usługi zarządzania od spółki matki (Management Fee)

Dlaczego te koszty budzą wątpliwości organów podatkowych?

• Są to płatności za usługi świadczone przez spółkę matkę lub inne podmioty powiązane – takie jak doradztwo strategiczne, zarządzanie, szkolenia, wsparcie IT.

• Trudno jest jednak udowodnić ich rzeczywistą wartość ekonomiczną, a w wielu przypadkach nie dają mierzalnych korzyści.

Typowe zastrzeżenia organów podatkowych:

• Brak wyraźnej i szczegółowej umowy usługowej

• Brak dowodów faktycznego wykonania usług (e-maile, raporty, materiały szkoleniowe)

• Opłaty ustalane procentowo od przychodów lub kosztów, bez odniesienia do rzeczywistej wartości

• Powtarzalność kosztów z roku na rok przy braku zmiany zakresu usług

Rekomendacje:

• Podpisanie szczegółowej umowy określającej zakres, czas i charakter usług

• Archiwizacja dowodów wykonania usług: e-maile, protokoły, raporty finansowe, prezentacje

• Porównanie kosztów z niezależnymi dostawcami lub na podstawie analiz benchmarkingowych

• Jasne ujęcie i opisanie tych kosztów w Local File

2. Globalne koszty reklamy i marketingu alokowane przez spółkę matkę

Dlaczego podlegają kontroli?

Międzynarodowe korporacje często realizują kampanie marketingowe o zasięgu globalnym, a następnie rozdzielają ich koszty pomiędzy spółki zależne. Wietnamkie organy podatkowe mogą jednak zadawać pytania:

• Czy spółka w Wietnamie uzyskała bezpośrednią korzyść z kampanii?

• Dlaczego ma ponosić koszty kampanii dotyczącej innych rynków?

• Czy sposób alokacji kosztów był uzasadniony?

Często te koszty nie są uznawane za związane z przychodami uzyskiwanymi w Wietnamie, a tym samym są wyłączane z kosztów uzyskania przychodu.

Rekomendacje:

• Uzyskanie planu komunikacji globalnej ze wskazaniem, że obejmuje on rynek wietnamski

• Zebranie dowodów na rzeczywisty wpływ kampanii: wzrost przychodów, badania rozpoznawalności marki itp.

• Zastosowanie przejrzystych kryteriów alokacji kosztów (np. przychody, wolumen sprzedaży, liczba ludności)

• Upewnienie się, że spółka w Wietnamie faktycznie skorzystała na kampanii reklamowej

3. Opłaty licencyjne za korzystanie z marki (Royalty Fee)

Potencjalne ryzyko:

Opłaty te dotyczą użytkowania znaków towarowych, receptur, know-how, oprogramowania itp. Są one powszechne w branżach takich jak gastronomia (F&B), handel detaliczny czy moda. Jednak ze względu na niematerialny charakter tych aktywów, ich wartość rynkowa jest trudna do jednoznacznego ustalenia, co czyni je podatnymi na zakwestionowanie.

Często analizowane przez fiskusa przypadki:

• Stawka opłaty wyższa niż 5% przychodów

• Brak przekazania technologii lub wsparcia technicznego

• Brak analizy porównawczej z podobnymi umowami licencyjnymi

Zalecane działania:

• Sporządzenie jasnej umowy licencyjnej określającej prawa, czas trwania i własność intelektualną

• Przygotowanie analiz porównawczych z podobnymi modelami franczyzowymi w regionie

• Jeśli korzystanie z marki nie przyczyniło się do wzrostu przychodów – przedstawić wyjaśnienie i długoterminową strategię

• Stawka powinna być uzasadniona ekonomicznie i proporcjonalna do poziomu wykorzystania

Jak przygotować dokumentację cen transferowych?

Aby ograniczyć ryzyko podczas kontroli podatkowej, firmy powinny:

• Wcześnie zidentyfikować transakcje powiązane i sporządzić dokumentację zgodnie z Dekretem 132/2020/ND-CP

• Przygotować dowody ekonomiczne dla każdej transakcji: umowy, dowody płatności, analizy, benchmarking

• Zastosować zasady rynkowe oraz opisać przyjętą metodę kalkulacji (CUP, Cost Plus, Resale Price itd.)

• Mieć wewnętrzny podręcznik wyjaśniający i być gotowym do współpracy z organami podatkowymi

Podsumowanie

Dla organów podatkowych, koszty usług, reklamy i licencji w transakcjach z podmiotami powiązanymi są uznawane za transakcje wysokiego ryzyka w zakresie cen transferowych, ze względu na trudność w ich weryfikacji i subiektywną wartość.

Dlatego firmy nie powinny jedynie „poprawnie deklarować”, ale muszą aktywnie wykazywać zasadność ekonomiczną i realne korzyści z transakcji. Dobrze przygotowana, przejrzysta i logiczna dokumentacja pozwoli nie tylko przejść pomyślnie przez kontrole, ale także zwiększy zaufanie ze strony partnerów, inwestorów i spółki matki.

Wietnamska Australia
Viet Australia Auditing Company jest niezależną organizacją audytorską, licencjonowaną i założoną w 2007 roku w Socjalistycznej Republice Wietnamu.