Hồ Sơ, Thủ Tục Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Nhanh Chóng, Hiệu Quả

Việc thành lập văn phòng đại diện là bước quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường và gia tăng sự hiện diện thương hiệu. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nhanh chóng và hiệu quả, giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí.

Văn Phòng Đại Diện Là Gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập với nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền để bảo vệ và thúc đẩy lợi ích của doanh nghiệp. Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh và không được thực hiện các hoạt động tạo ra doanh thu.

Chức năng chính của văn phòng đại diện bao gồm:

• Liên lạc và giao dịch: Là cầu nối giữa doanh nghiệp và đối tác, khách hàng, cơ quan nhà nước.

• Nghiên cứu thị trường: Thu thập và phân tích thông tin thị trường, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận đối tác tiềm năng.

• Xúc tiến và hỗ trợ dự án: Tham gia xây dựng các dự án hợp tác, đầu tư của doanh nghiệp.

• Giám sát và bảo vệ quyền lợi: Theo dõi thị trường, phát hiện và báo cáo các hành vi cạnh tranh không lành mạnh.

Lưu ý: Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân và không được thực hiện hoạt động kinh doanh tạo lợi nhuận.

Xem thêm: Văn Phòng Đại Diện Là Gì? Và Các Lưu ý Cần Biết

Điều Kiện Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Đối với doanh nghiệp trong nước:

  • Đăng ký kinh doanh hợp pháp: Doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật Việt Nam.

  • Tuân thủ quy định về tên gọi: Tên của Văn phòng đại diện phải tuân theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp.

• Đối với doanh nghiệp nước ngoài:

  • Thành lập hợp pháp tại nước sở tại: Doanh nghiệp được thành lập và đăng ký kinh doanh theo pháp luật của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận.

  • Thời gian hoạt động tối thiểu: Doanh nghiệp đã hoạt động ít nhất 1 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký.

Hướng Dẫn Hồ Sơ, Thủ Tục Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các thủ tục theo quy định của pháp luật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục mở văn phòng đại diện tại Hà Nội và các tỉnh thành khác.

Xem thêm: Thủ Tục Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Nước Ngoài Tại Việt Nam 

Hồ Sơ Đăng Ký Văn Phòng Đại Diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.

• Bản sao nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần), hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên) về việc thành lập văn phòng đại diện.

• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.

Lưu ý: Các bản sao cần được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ.

Thủ Tục Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

Quy trình thực hiện thành lập văn phòng đại diện công ty gồm các bước như sau:

• Chuẩn bị hồ sơ: Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như đã liệt kê ở trên.

• Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện dự kiến đặt trụ sở. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến nếu đủ điều kiện áp dụng.

• Xử lý hồ sơ: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

• Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động: Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Nếu từ chối, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

• Công bố thông tin: Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, doanh nghiệp phải công bố thông tin về văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và nộp lệ phí công bố theo quy định.

• Khắc dấu và thông báo mẫu dấu: Văn phòng đại diện tiến hành khắc dấu (nếu cần) và thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định hiện hành.

Cách Thức Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

Khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương thức sau:

• Nộp hồ sơ trực tiếp: Doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền đến nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Lệ phí đăng ký là 50.000 đồng, nộp tại thời điểm nộp hồ sơ.

• Nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính: Doanh nghiệp gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Lệ phí đăng ký là 50.000 đồng, có thể chuyển vào tài khoản của Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng dịch vụ thanh toán điện tử.

• Nộp hồ sơ trực tuyến: Doanh nghiệp thực hiện đăng ký qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Lệ phí đăng ký trực tuyến là 0 đồng.

Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện cho cả ba phương thức là trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Các Lưu Ý Quan Trọng Khi Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

Khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp cần chú ý các điểm quan trọng sau:

• Tên văn phòng đại diện: Bao gồm tên doanh nghiệp và cụm từ "Văn phòng đại diện", phải gắn tại trụ sở và in trên tài liệu giao dịch.

• Địa chỉ trụ sở: Chọn địa điểm ổn định, tránh thay đổi gây phức tạp thủ tục thuế.

• Chức năng hoạt động: Không có chức năng kinh doanh sinh lợi nhuận, chủ yếu liên lạc, nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại.

• Nghĩa vụ thuế: Kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên đúng quy định.

• Nhân sự nước ngoài: Cần có giấy phép lao động nếu làm việc trên 3 tháng.

• Hợp đồng thuê trụ sở: Không được cho mượn hoặc cho thuê lại địa điểm đã thuê.

• Thời hạn giấy phép: Có thời hạn 5 năm, nộp hồ sơ gia hạn ít nhất 30 ngày trước khi hết hạn.

• Ngôn ngữ hồ sơ: Tài liệu tiếng nước ngoài phải dịch sang tiếng Việt và chứng thực đúng quy định.

Dịch Vụ Đăng Ký Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Tại Kiểm Toán Việt Úc

​Kiểm toán Việt Úc cung cấp dịch vụ đăng ký thành lập văn phòng đại diện chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh tại Việt Nam một cách hiệu quả.​

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ tại Kiểm toán Việt Úc:

• Tư vấn chuyên sâu: Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm cung cấp thông tin chi tiết về quy trình, thủ tục và các yêu cầu pháp lý liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện.​

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện nhanh chóng, giảm thiểu sai sót, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình đăng ký.​

• Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện đúng quy định, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý.

Liên hệ ngay với Kiểm toán Việt Úc để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện nhanh chóng, hiệu quả!

Công Ty Kiểm Toán Việt Úc

Kiểm toán Việt Úc là đơn vị chuyên nghiệp, cung cấp các dịch vụ kiểm toán, dịch vụ thuế, dịch vụ tư vấn doanh nghiệp tại Việt Nam và nước ngoài. Kiểm toán Việt Úc hội tụ các chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính và kiểm toán bao gồm các CPA Việt Nam, CPA Úc, và các nhân sự cấp cao từ Big4 như PwC, Deloitte...