Khi Nào Cấp Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN 2023?

Việc khấu trừ thuế là quá trình mà tổ chức hoặc cá nhân phải tính toán và trừ số tiền thuế cần nộp từ thu nhập của họ. Vậy trường hợp nào được nhận chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân? Chứng từ thuế thu nhập cá nhân là gì? Người lao động cần lưu ý gì về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân? Cùng các chuyên gia tại Kiểm Toán Việt Úc tìm hiểu qua bài viết sau.

Chứng Từ Khấu Trừ Thuế Thu Nhập Cá Nhân Là Gì?

Khấu trừ thuế là việc tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập. Đây là nghĩa vụ phải nộp của các tổ chức và cá nhân và cách tính thuế phụ thuộc vào các loại thuế và cách tính thuế theo quy định của pháp luật.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là giấy tờ được quy định theo mẫu do cơ quan có thẩm quyền, được cấp cho các cá nhân bị khấu trừ khoản thuế thu nhập cá nhân thể hiện khoản thuế đã được khấu trừ tương ứng. Việc mua chứng từ này có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi cá nhân, phục vụ cho nhiều mục đích nhất định. Tuy nhiên, đối với trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế, không cần cấp chứng từ khấu trừ. Đây là một loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN. 

Cấp Chứng Từ Khấu Trừ Thuế Thu Nhập Cá Nhân Có Bắt Buộc Không?

Theo quy định của Nhà nước thì có yêu cầu bắt buộc đối với các tổ chức và cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của cá nhân trước khi trả cho người đó là cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Nếu cá nhân bị khấu trừ thuế và yêu cầu, thì họ được quyền cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong các trường hợp sau đây:

• Khấu trừ đối với thu nhập của các cá nhân không cư trú.

• Khấu trừ đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.

• Khấu trừ đối với thu nhập từ việc làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.

• Khấu trừ đối với thu nhập từ đầu tư vốn.

Thời Điểm Cấp Chứng Từ Khấu Trừ Thuế Thu Nhập Cá Nhân

Tổ chức hoặc cá nhân thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại thời điểm thực hiện khấu trừ.

Sau đó, chứng từ khấu trừ thuế TNCN này phải được cấp cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ này là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức hoặc cá nhân thực hiện khấu trừ thu nhập cá nhân của mình

Chứng Từ Khấu Trừ Thuế Thu Nhập Cá Nhân Dùng Để Làm Gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là một loại biểu mẫu được cấp và sử dụng để cung cấp thông tin về người trả thu nhập và người nhận thu nhập, cũng như thông tin về số tiền thuế bị khấu trừ để thực hiện việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập bị tính thuế.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Hãy cùng Kiểm Toán Việt Úc xem qua một số mục đích chính sau đây:

• Làm một phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân tự quyết toán thuế với cơ quan thuế. Nếu tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức đó đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế có thể dựa trên cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không cần có chứng từ khấu trừ thuế.

• Thể hiện số tiền thuế cá nhân được khấu trừ theo quy định của pháp luật, giúp cho cá nhân biết rõ quyền lợi của mình trong vấn đề nộp thuế và xác định xem liệu họ cần phải đóng thuế thu nhập cá nhân hay không. Ngoài ra, chứng từ khấu trừ thuế cũng giúp xác định mức khấu trừ có chính xác hay không.

• Giúp đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng về các khoản tiền được khấu trừ thuế của cá nhân.

• Phản ánh trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc ghi nhận các khoản tiền mà cá nhân được khấu trừ.

Lưu ý: Chứng từ này chỉ được sử dụng bởi tổ chức trả các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân có khấu trừ thuế TNCN và đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

• Có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật, bao gồm các điều kiện về năng lực, trụ sở, và độc lập tài chính theo Bộ luật dân sự năm 2015.

• Đã đăng ký thuế và có mã số thuế, đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ về thuế theo quy định của pháp luật về thuế.

• Có trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ, đảm bảo tổ chức trả các khoản thu nhập có thể tự in các chứng từ và đồng bộ các dữ liệu theo quy định.

• Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế trong thời gian 01 năm trở về trước từ 02 lần trở lên.

>> Tìm hiểu thêm: Thông Tin Mới 2023 Về Thuế

Đối Tượng Nào Được Cấp Chứng Từ Thuế Thu Nhập Cá Nhân?

Các đối tượng được cấp chứng từ thuế thu nhập cá nhân bao gồm:

•  Người lao động không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba tháng, trường hợp này người lao động có quyền yêu cầu người chi trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ hoặc 1 chứng từ cho nhiều lần khấu trừ

• Các cá nhân ký hợp đồng lao động trên ba tháng sẽ được yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế

Nội Dung Và Ý Nghĩa Của Chứng Từ Khấu Trừ Thuế Thu Nhập Cá Nhân

Nội Dung

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm các nội dung cụ thể sau:

• Tên chứng từ, ký hiệu mẫu chứng từ, ký hiệu và số thứ tự của chứng từ.

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp.

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nhận thu nhập (nếu người nhận thu nhập có mã số thuế).

• Quốc tịch (nếu người nhận thu nhập không thuộc quốc tịch Việt Nam).

• Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ và số thu nhập còn được nhận.

• Thời gian chính xác lập chứng từ khấu trừ thuế.

• Họ và tên đầy đủ, chữ ký của người trả thu nhập (trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký là chữ ký số).

Ý Nghĩa

Chứng từ thuế thu nhập cá nhân có ý nghĩa quan trọng:

• Chỉ ra rõ khoản thuế được khấu trừ theo quy định của pháp luật đối với cá nhân

• Đưa ra thông tin về quyền lợi của cá nhân liên quan đến việc nộp thuế thu nhập cá nhân

• Cung cấp sự minh bạch và rõ ràng về các khoản tiền được khấu trừ thuế

• Đưa ra nghĩa vụ của cá nhân và tổ chức trong việc chi trả tiền lương và khấu trừ thuế

• Phản ánh nhiệm vụ của cơ quan Nhà nước trong việc ghi nhận các khoản tiền được khấu trừ thuế cho cá nhân.

>> Tìm hiểu thêm bài viết liên quan: Thuế Trước Bạ Nhà Đất Là Gì?

​​​​​​​Thủ Tục Mua Chứng Từ Khấu Trừ Thuế Thu Nhập Cá Nhân

- Bắt đầu kể từ 01/7/2022, Cơ quan thuế không bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in; trong trường hợp chứng từ khấu trừ mua của cơ quan thuế vẫn còn thì vẫn được tiếp tục sử dụng. Sau đó, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân không thể thực hiện mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại cơ quan thuế và chuyển đổi hoàn toàn sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dưới hình thức điện tử.

- Mỗi đơn vị cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có thể có các thủ tục mua khác nhau. Nhìn chung thì các doanh nghiệp cần thực hiện các bước cơ bản sau:

+ Bước 1: Xác định và mua gói chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tương ứng với nhu cầu sử dụng ở thời điểm hiện tại.

+ Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký dịch vụ và ký hợp đồng với đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

- Hồ sơ đăng ký dịch vụ thường bao gồm:

• Một (01) bản scan Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

• Một (01) bản scan Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

• Trong trường hợp có người ký được ủy quyền thì cung cấp giấy ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền.

+ Bước 3: Nhân viên của đơn vị cung cấp phần mềm sẽ hướng dẫn khách hàng cách sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

+ Bước 4: Sau khi thử nghiệm và sử dụng thành công, người mua tiến hành thanh toán phí sử dụng dịch vụ theo đúng thỏa thuận đã ký kết.

Nộp Báo Cáo Chứng Từ Khấu Trừ Thuế Thu Nhập Cá Nhân Online

Công nghệ phát triển dẫn đến việc hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đã chuyển sang cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Ngoài ra, không có quy định về việc phải nộp báo cáo điện tử căn cứ theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Vì vậy, hiện nay, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, các doanh nghiệp chi trả thu nhập không bắt buộc phải thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế với cơ quan thuế.

Trước đây, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN do doanh nghiệp tự in thì doanh nghiệp có thể thực hiện báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng. Giờ đây, khi không còn sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, doanh nghiệp không cần báo cáo tình hình sử dụng chứng từ thế TNCN qua mạng nữa.

Công Ty Kiểm Toán Việt Úc

Kiểm toán Việt Úc là đơn vị chuyên nghiệp, cung cấp các dịch vụ kiểm toán, dịch vụ thuế, dịch vụ tư vấn doanh nghiệp tại Việt Nam và nước ngoài. Kiểm toán Việt Úc hội tụ các chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính và kiểm toán bao gồm các CPA Việt Nam, CPA Úc, và các nhân sự cấp cao từ Big4 như PwC, Deloitte...