Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Điều kiện để được sử dụng hóa đơn điện tử

1. Đăng ký sử dụng phần mềm Chữ Ký Số đúng theo quy định pháp luật

Tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số phải còn hiệu lực ký

2. Các thiết bị để truy cập Internet, đường truyền tải đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử

3. Xây dựng Cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu hóa đơn trong vòng 10 năm theo quy định, hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, được chứng nhận về an toàn và bảo mật.

4. Nhân sự có thể sử dụng được phần mềm Hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp khi chọn nhà cung cấp phần mềm Hóa đơn điện tử thì nên chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để được hỗ trợ kịp thời

5. Có phần mềm bán hàng dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng, cung cấp dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn. Tuy nhiên trên thực tế Cơ quan Thuế không yêu cầu các doanh nghiệp mới thành lập có đủ các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của cơ quan thuế quản lý trước khi chuẩn bị. 

Trong hồ sơ đăng ký đăng ký hóa đơn điện tử thì phải có

1. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

2. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

3. Hóa đơn điện tử mẫu, do nhà cung cấp phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp

Lưu ý Thông báo phát hành, Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 1 bản dưới định dạng Word.
Đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token

Tất cả các điều kiện trên đây là các yêu cầu cơ bản để doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả ngay từ đầu.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp thực hiện lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu và gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử đến Cơ quan thuế với sự hỗ trợ của nhà cung cấp

Công Ty Kiểm Toán Việt Úc

Kiểm toán Việt Úc là đơn vị chuyên nghiệp, cung cấp các dịch vụ kiểm toán, dịch vụ thuế, dịch vụ tư vấn doanh nghiệp tại Việt Nam và nước ngoài. Kiểm toán Việt Úc hội tụ các chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính và kiểm toán bao gồm các CPA Việt Nam, CPA Úc, và các nhân sự cấp cao từ Big4 như PwC, Deloitte...