TT 01/2025/TT-BXD: Xác Định Chi Phí Đầu Tư Xây Dựng 2026 – Những Sai Sót Thường Gặp Khi Quyết Toán

Trong bối cảnh các dự án xây dựng ngày càng chịu áp lực về tiến độ, chi phí và minh bạch, việc xác định đúng chi phí theo quy định mới đã trở thành yếu tố then chốt quyết định tính pháp lý và hiệu quả tài chính. Thông tư 01/2025/TT-BXD tạo ra khung pháp lý rõ ràng hơn, nhưng thực tế nhiều chủ đầu tư và nhà thầu vẫn sai sót, ở giai đoạn quyết toán, dẫn đến bị loại chi phí và kéo dài phê duyệt. Bài viết này giúp doanh nghiệp hiểu đúng quy định và nhận diện các lỗi phổ biến qua checklist thực tế.

Tổng Quan Về Nguyên Tắc Xác Định Chi Phí Theo TT 01/2025/TT-BXD

Thông tư 01/2025/TT-BXD quy định việc xác định chi phí đầu tư xây dựng phải đảm bảo các nguyên tắc cốt lõi:

• Phù hợp với tổng mức đầu tư được phê duyệt.

• Phản ánh đúng khối lượng thực tế thực hiện.

• Tuân thủ định mức, đơn giá, chế độ chính sách hiện hành.

• Đảm bảo tính minh bạch, đầy đủ và có thể kiểm tra.

Chi phí đầu tư xây dựng theo quy định bao gồm nhiều cấu phần như:

• Chi phí xây dựng.

• Chi phí thiết bị.

• Chi phí quản lý dự án.

• Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng.

• Chi phí khác và chi phí dự phòng.

Điểm đáng lưu ý là thông tư không chỉ yêu cầu “đúng số”, mà còn yêu cầu đúng phương pháp và có cơ sở chứng minh hợp lệ.

Những Thay Đổi Đáng Chú Ý Ảnh Hưởng Đến Quyết Toán

So với các quy định trước đây, TT 01/2025/TT-BXD có một số điểm mới tác động trực tiếp đến quá trình quyết toán:

• Thứ nhất, tăng cường yêu cầu về căn cứ xác định chi phí.

Các khoản chi không chỉ cần chứng từ mà còn phải chứng minh được phương pháp xác định phù hợp.

• Thứ hai, siết chặt việc áp dụng định mức và đơn giá.

Việc sử dụng định mức không phù hợp hoặc không cập nhật theo quy định mới có thể dẫn đến điều chỉnh giảm chi phí.

• Thứ ba, làm rõ trách nhiệm của các bên liên quan, đặc biệt là chủ đầu tư và đơn vị tư vấn, trong việc lập và kiểm soát chi phí.

Những thay đổi này khiến giai đoạn quyết toán không còn đơn thuần là tổng hợp số liệu, mà trở thành quá trình kiểm chứng toàn bộ hệ thống chi phí của dự án.

Những Sai Sót Thường Gặp Khi Quyết Toán Chi Phí Đầu Tư Xây Dựng

Dưới góc độ kiểm toán và thực tế làm việc với hồ sơ quyết toán, có thể phân nhóm các sai sót phổ biến như sau:

1. Sai sót trong xác định khối lượng thực tế

Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng có tác động lớn nhất đến giá trị quyết toán. Nhiều dự án ghi nhận khối lượng thanh toán không khớp với:

• Hồ sơ hoàn công.

• Biên bản nghiệm thu.

• Thực tế thi công.

Trong một số trường hợp, khối lượng bị tính trùng hoặc chưa loại trừ phần không thực hiện. Hệ quả là:

• Bị điều chỉnh giảm giá trị quyết toán.

• Mất thời gian giải trình.

• Ảnh hưởng đến uy tín của chủ đầu tư.

Checklist kiểm tra:

• Khối lượng quyết toán có đối chiếu với hồ sơ hoàn công không?

• Có phát sinh ngoài hợp đồng nhưng chưa được phê duyệt không?

2. Áp dụng sai hoặc không cập nhật định mức, đơn giá

Việc sử dụng định mức cũ hoặc không phù hợp với thời điểm thực hiện dự án là sai sót rất thường gặp. Ngoài ra, một số đơn vị:

• Tự xây dựng định mức nhưng không có cơ sở.

• Áp dụng sai hệ số điều chỉnh.

Theo TT 01/2025/TT-BXD, mọi định mức sử dụng phải:

• Có căn cứ rõ ràng.

• Được phê duyệt theo thẩm quyền.

Checklist kiểm tra:

• Định mức áp dụng có đúng quy định hiện hành tại thời điểm thi công?

• Có hồ sơ chứng minh việc điều chỉnh định mức không?

3. Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng không đầy đủ hồ sơ

Trong quá trình thi công, phát sinh là điều gần như không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, vấn đề nằm ở chỗ:

Nhiều khoản phát sinh:

• Không được phê duyệt kịp thời.

• Không có phụ lục hợp đồng.

• Thiếu biên bản xác nhận.

Dẫn đến việc khi quyết toán:

• Không đủ cơ sở pháp lý để ghi nhận.

Checklist kiểm tra:

• Mọi phát sinh đã có quyết định phê duyệt chưa?

• Có đầy đủ phụ lục hợp đồng và hồ sơ liên quan không?

4. Sai sót trong phân loại chi phí

Việc phân loại sai chi phí giữa các nhóm (xây dựng, thiết bị, tư vấn, quản lý…) có thể dẫn đến:

• Sai tổng mức đầu tư.

• Sai cơ cấu chi phí.

• Ảnh hưởng đến việc kiểm soát và phê duyệt.

Đặc biệt, một số chi phí “biên” dễ bị phân loại sai như:

• Chi phí lắp đặt thiết bị.

• Chi phí chạy thử.

• Chi phí tư vấn giám sát.

Checklist kiểm tra:

• Chi phí đã được phân loại đúng theo quy định chưa?

• Có trường hợp “đẩy” chi phí sang nhóm khác để hợp thức hóa không?

5. Hồ sơ pháp lý và chứng từ không đồng bộ

Một lỗi rất “kinh điển” nhưng vẫn lặp lại ở nhiều dự án là hồ sơ không nhất quán:

• Số liệu giữa các tài liệu không khớp.

• Thiếu chữ ký, dấu xác nhận.

• Hồ sơ nghiệm thu không đầy đủ.

Trong bối cảnh kiểm tra ngày càng chặt, những sai sót này dễ dẫn đến việc:

• Hồ sơ bị trả lại.

• Kéo dài thời gian quyết toán.

Checklist kiểm tra:

• Các tài liệu có thống nhất về số liệu không?

• Hồ sơ đã đầy đủ chữ ký, đóng dấu theo quy định chưa?

Góc Nhìn Kiểm Toán: Vì Sao Sai Sót Vẫn Lặp Lại?

Dù quy định ngày càng rõ ràng, nhưng các sai sót trên vẫn xuất hiện phổ biến do ba nguyên nhân chính:

• Thứ nhất, nhiều doanh nghiệp vẫn xem quyết toán là giai đoạn “hợp thức hóa hồ sơ”, thay vì là quá trình kiểm soát ngay từ đầu.

• Thứ hai, thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận: kỹ thuật, kế toán, pháp lý — dẫn đến dữ liệu không đồng nhất.

• Thứ ba, chưa cập nhật kịp thời các quy định mới, đặc biệt là các thay đổi trong TT 01/2025/TT-BXD.

Cách Tiếp Cận Đúng: Kiểm Soát Chi Phí Ngay Từ Đầu Dự Án

Để hạn chế rủi ro khi quyết toán, doanh nghiệp cần thay đổi cách tiếp cận:

• Trước hết, cần xây dựng hệ thống quản lý chi phí xuyên suốt từ giai đoạn lập dự án đến thi công và hoàn thành.

• Tiếp theo, chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu, đảm bảo mỗi khoản chi đều có đầy đủ căn cứ pháp lý.

• Cuối cùng, thực hiện rà soát định kỳ thay vì chờ đến khi lập hồ sơ quyết toán.

Việc kiểm soát sớm không chỉ giúp giảm rủi ro bị loại chi phí, mà còn rút ngắn đáng kể thời gian phê duyệt quyết toán.

Kết Luận

TT 01/2025/TT-BXD đã đặt ra một tiêu chuẩn cao hơn trong quản lý chi phí đầu tư xây dựng. Trong đó, quyết toán không còn là bước “tổng hợp số liệu”, mà là quá trình kiểm tra toàn diện tính hợp lý, hợp lệ và minh bạch của dự án.

Một hồ sơ quyết toán tốt không được tạo ra ở thời điểm cuối cùng, mà là kết quả của quá trình kiểm soát chặt chẽ ngay từ đầu. Doanh nghiệp càng chuẩn bị sớm, rủi ro càng thấp — và ngược lại.

Công Ty Kiểm Toán Việt Úc

Kiểm toán Việt Úc là đơn vị chuyên nghiệp, cung cấp các dịch vụ kiểm toán, dịch vụ thuế, dịch vụ tư vấn doanh nghiệp tại Việt Nam và nước ngoài. Kiểm toán Việt Úc hội tụ các chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính và kiểm toán bao gồm các CPA Việt Nam, CPA Úc, và các nhân sự cấp cao từ Big4 như PwC, Deloitte...